3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

Az ügyviteli munkahelyek térben dekoncentrált elhelyezésére általában akkor kerül sor, ha az ügyintéző (pl. titkárnő) munkáját közvetlenül a felhasználóhoz telepítetten végzi (pl. jegyzőkönyvet vezet egy testületi ülésen). Az ügyviteli munkahelyek térbeni elhelyezésének jelentősége a számítógéppel támogatott ügyintézésben csökken, mivel az információk a hálózat révén gyorsan és egyidejűleg juttathatók el akár több munkahelyre is, a munkaállomások térbeli közelsége mégis előnyös lehet, mivel a számítógépek alkalmazásával megnő az ügyviteli háttérmunka jelentősége (adatfeldolgozás, irattározás stb.), s mivel az egyre inkább specializálódó ügyviteli dolgozók közötti integrált munkavégzés mind nagyobb szerephez jut. Az ügyviteli munkahelyek kialakításánál figyelemmel kell lenni a tűz-, baleset-, vagyon-, adat- és titokvédelmi jogszabályi előírások és szabványok betartására is. Az ergonómia tudománya szerint a munkahelyek lehetnek komfortosak, megfelelőek, elviselhetőek és elviselhetetlenek. A munkahely-szervezés feladata, hogy valamennyi ergonómiai tényezőt együttesen vegyen figyelembe az optimális munkahely kialakításához, így a környezeti tényezőket: a világítást, a színeket, a rajzokat, - a klimatikus tényezőket: a hőmérsékletet, a légszennyezettséget, a légcserét, - az ember és eszközkapcsolatokat; - az egyéb tényezőket: a szubjektíveket, a szociálisakat stb. A kellemes munkahelyi környezet kialakításában a mikroklimatikus tényezők jelentős szerepet játszanak, mint pl. a hőmérséklet és a légcsere. Irodai helyiségekben ideálisnak tartható a 18-21°C hőmérséklet és az óránkénti 2-3-szoros légcsere. Ez klímaberendezésekkel automatikusan beállítható. A levegő optimális relatív páratartalma 40-60%-ra tehető. Lényeges mikroklimatikus tényező a levegő tisztasága, összetétele. Ha a levegőben az oxigén aránya 20% alá csökken vagy a széndioxidé 0,03% fölé emelkedik, rossz közérzet, majd légszomj lép fel. A levegő esetleges por- és gázszennyezettségét szellőztetéssel, légtisztító berendezések működtetésével kell megszüntetni, nehogy tüdőkárosodások jelentkezzenek. Kerüljük a munkahelyi dohányzást. A munkahelyi környezet komfortosságát növeli a jó megvilágítás. A rossz világítás (pl. erős, káprázó, vibráló stb. fény) szem- és fejfájást okoz. Emberi szempontból a természetes megvilágítás a legkedvezőbb. A munkahelyeken azonban elkerülhetetlen a mesterséges fény alkalmazása. Ez lehet közvetlen fény (pl. egy asztali lámpából érkező