3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

8.751 vízjogi törvények 8.852 vízrendészeti ügyek Az iktatókönyv helyett minden, az adott szervnél előforduló ügycsoport számára külön nyilvántartó lapot kellett nyitni. Ezen az ügycsoport számán kívül ennek tárgy és az ügycsoportba sorolt iratok alszámos iktatására szolgáló rovatok szerepeltek. Egy-egy ügyirat számára négy alrovatot tartottak fenn. Amennyiben valamennyi ügyben négynél több iratváltás történt, iratjegyzéken folytatták az iktatást. Az iktató kartonokat és az iratokat is a rendszámok szerint csoportosítva őrizték. E rendszer alkalmazása során szerzett tapasztalatok alapján 1952. január l-jével vezették be az úgynevezett csoportszámos iratkezelést. Ez a könyvtárakban alkalmazott Egyetemes Tizedes Osztályozáshoz hasonló tizedes rendszeren alapult, az ügyeket inkább tárgyi mint igazgatási ágazatok szerint rendszerezte. A csoportszám első tagja a főcsoportot, a második szám a csoportot, a harmadik szám az alcsoportot jelölte. Amennyiben a három szám nem volt elegendő az ügykörök tagolására, a további csoportosítás jelölésére újabb számokat, esetleg - alfabetikus tájékozódási, megközelítési igény esetén - az ábécé betűit is használták. A főcsoportok a következők voltak: 1 Államhatalmi és államigazgatási (költségvetési) szervek és vállalatok (gazdálkodó egységek) általános ügyei: szervezés, működés és felügyelet 2 Tervügyek 3 Pénzügyek 4 Bányászat, kohászat, nehézipar 5 Könnyűipar, helyiipar, építésigazgatás 6 Mezőgazdaság 7 Közlekedésügy, hírközlés, belkereskedelem, élelmezés 8 Szociális, egészségügyi és kulturális ügyek 9 Igazságügy, rendészet 10 Nemzetközi ügyek, honvédelem E rendszer nagy előnye volt a közigazgatási számrendszerrel szemben, hogy az egyes szervek mindenkori igényének megfelelően szabadon lehetett formálni, bővíteni. Az iktatás és az irattározás a csoportszámos iratkezelés esetében is megközelítően a közigazgatási számrendszerrel bevezetett módon történt.