3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

- az iratot kibocsátó, a küldő fél nevének és címének a feltüntetése az irat elején (gondoljunk itt a nyomtatott fejlécre) - oklevelek esetében az adott időszak hivatalban lévő méltóságainak felsorolása, - a címzés, a címzett nevének és címének feltüntetése, - a megszólítás, - az előzmények elbeszélése, - a rendelkezés, - szankció - rendelkezés megszegése, nemteljesítése esetére kilátásba helyezett büntetés, - a hitelesítés módjának a leírása, - keltezés, - aláírás. Koronként módosult ezeknek az adatoknak a rögzítése, de ha ettől eltérő módon szerkesztették az iratot, az már felkeltette a hamisítás gyanúját, (ad 3.) Az iratok tartalma szerint megkülönböztetünk - akaratnyilvánító -jogbiztosító - kegynyilvánító - ténymegállapító, tényrögzítő iratokat és - kérelmeket. Ezeket az egyedibb jelleg alapján megkülönböztetett iratokat irattípusoknak is szoktuk nevezni. Az akaratnyilvánító iratok lehetnek parancsoló jellegűek (parancsok, határozatok), rendelkező jellegűek (hirdetmény, végrendelet, törvény, rendelet) és megegyező jellegűek (egyezség, szerződés). Jogbiztosító iratok például a birtokadomány-levelek, a bizonyítványok, kinevezések. Kegynyilvánító iratok a cím, rang adományozásáról szóló iratok. Ténymegállapító iratoknak tekintjük a jegyzőkönyveket, jelentéseket, a leltárakat, a nyilvántartásokat, az összeírásokat, a statisztikákat, a térképeket, a tervrajzokat. Kérelmek például a feliratok, a fellebbezések, a panaszok. (ad 4.) Fejlődéstörténeti szempontból szoktunk beszélni az iratok egy-egy korszakban tömegessé váló fajtái alapján oklevelekről, ügyiratokról (aktákról), levelekről, dossziékról, géppel írt és géppel olvasható iratokról.