3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

Az alábbiakban egy általános sémát ismertetünk, amit minden szabályzatnak tartalmaznia kell. I. Fogalom meghatározások Irat fogalma; Küldemény fogalma; Történeti értékű nem selejtezhető irat; Ügyviteli értékű irat; Irattári anyag; Iratkezelési szabályzat; Irattári terv; Központi irattár; Selejtezés; Levéltár. II. Az iratkezelés szervezete és rendszere Szervezete: - Központi kezelőiroda - Az osztályiratkezelők - Az ügyintézők - A kézbesítők - A központi irattáros - A vezető állású dolgozók - Az iratkezelés ellenőrzése és felügyelete Rendszere: (milyen megosztásúak az iratkezelés mozzanatai) III. Az iratok átvétele, postabontás, érkeztetés, irányítás - Az iratok átvétele: meg kell határozni: hol, kik, mikor, milyen feltételek mellett vehetik át a nyílt, az expressz, az ajánlott stb. iratokat. - Postabontás Pontosan rögzíteni kell az ún. nem bontható iratok körét, s a postabontásra jogosult személyek nevét és beosztását. - Érkeztetés. A centralizált iratkezelést végző szerveknél nem szükséges, de decentralizáltan működőknél kívánatos. (Jelentősége, hogy a szervhez beérkezett valamennyi iratot regisztrálja.) - Szignálás. A szignálást a vezető által kijelölt személy vagy személyek végzik. - Átadás a szervezeti egységeknek, átadókönyv használata kívánatos (vegyes rendszerben). - Szignálás a szervezeti egységeken ügyintézőre. Előiratok csatolása.