13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.

Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archiválása című TKA kutatási téma zárójelentése

hogy a szótár a számítástechnikai adathordozók archiválásával foglalkozó levéltárosok számára tartalmazza azokat az alapvető számítástechnikai szakkifejezéseket, amelyekkel az archiválás során találkozhatnak, illetve azonos szempontokat figyelembe véve nyújtson segítséget a számítástechnikai szakembereknek a levéltáros szakkifejezések megértéséhez. Ezen felül igyekezett feltárni azokat a megfeleltetéseket, amelyek a két szakterület egymástól eltérő terminológiai megfogalmazásai között előfordul. A zsűri véleménye szerint a kisszótárt a bevezető fejezet átdolgozása és lektorálás után meg kell jelentetni. 5. Fontosnak ítéltük, hogy megismerjük a dr. Dörnyei József tanulmányának elkészülte óta eltelt időben végbement fejlődést a fejlett országok archiválásában. E témakörben két tanulmány készült, szerzői: Körmendi Lajos és Tamáska Péter. Körmendy Lajos tanulmányában az elmúlt öt évben a számítástechnikai adathordozók archiválása terén a legjelentősebb eredményeknek a következőket tartja: Lezárult a vita, eldőlt, hogy a számítógépes adathordozók, illetve adatok - megfelelő feltételek megléte esetén - levéltári anyagnak számítanak, tehát a levéltárak gyűjtőkörébe tartoznak. Ennek jegyében zajlott például az 1988-ban Párizsban tartott levéltáros Kerekasztal Konferencia. A fejlett világban megindult egy egységesülési folyamat, amit egy rendkívül intenzív nemzetközi tapasztalatcsere fémjelzett, és élére a Nemzetközi Levéltári Tanács állt. Mindez azt is jelentette, hogy széles körben ismertté és alkalmazottakká váltak az itt megfogalmazott elvek s megszülettek azok az összefoglaló munkák, melyek kézikönyvként szolgálnak és biztos fogódzót jelentenek a levéltárak számára. Ezek alapján a mágneses adathordozók archiválásával kapcsolatban a következő feladatokat kell végrehajtani: - a gyűjtőkör meghatározása - szerzeményezési terv - feldolgozási és kutatószolgálati terv - Őrzési-konzerválási terv - technikai, pénzügyi és szervezeti feltételek. A gyűjtőkört illetően először azok az intézmények jönnek szóba, melyek egyébként is a levéltár gyűjtőkörébe tartoznak. Ezeken kívül felderítendők azok a szervek, amelyek hagyományos iratok esetében nem tartoztak a körbe, de informatikai irattermelésük révén nem hanyagolhatók el. A szerzeményezés tervezésének a számítástechnikai adathordozók speciális jellegéből adódóan sokkal nagyobb a jelentősége, mint a hagyományos iratoknál. A hordozó jellemzői, a hardware- és software-függőség problémája, az adatok formátuma valamint egyéb technikai sajátosságaik sokkal nagyobb feladatot rónak a levéltárosra, mint a hagyományos iratok esetében. A feldolgozási tervben - a várható kutatási és felhasználási igényekből kiindulva • általánosságban rögzíteni kell a begyűjtendő számítástechnikai adathordozók ellenőrzésének módszerét és mélységét. Az őrzési tervben meg kell adni a várhatóan évente begyűjtendő hordozók (szalagok) számát, ezek helyigényét, a kötelező áttekercsel esek (1-2 évente), tisztítások és átmásolások (5- 20 évente) számát, valamint a dokumentáció esetleges másolásának, mikrofilmezésének feltételeit. A technikai, pénzügyi és szervezeti feltételek meghatározásánál maximálisan figyelembe veendők a fenti pontoknál tárgyalt követelmények, illetve az ebből eredő következmények. Ezekből kiindulva először azt kell eldönteni, hogy a levéltár mennyire kíván együttműködni a számítógépközpontokkal: a skála az ottani feldolgozástól és őrzéstől kezdődően a teljes önerőre való támaszkodásig terjed. A döntés alapvetően meghatározza a levéltáron belül kialakítandó technikai és szervezeti feltételeket, valamint jórészt a pénzügyi tervezést is. A tanulmány a továbbiakban részletesen elemzi az informatikai iratok felmérésével, értékelésével, selejtezésével, feldolgozásával, őrzésével és a kutatással kapcsolatos tennivalókat, illetve az e téren az angolszász országokban kialakult gyakorlatot. Tamáska Péter tanulmányában az NSZK iroda-automatizálási tapasztalatait összegzi, és azt vizsgálja, milyen problémákat vet fel az iroda-automatizálás a levéltárak munkájában, ehhez azonban pontosítanunk kell ezt a fogalmat. Az iroda-automatizálás első lépcsőfoka • mely már nálunk is létezik - a számítógéppel történő iktatás. Ez tulajdonképpen nem más, mint az iktatókönyv számítógépes nyilvántartássá történő átalakítása. Számos előnye közül a legfontosabb, hogy az irat az ügyintézés során nem tűnik el, mindig egyértelműen eldönthető, hogy hol kell lennie. Az ügyvitel során keletkezett információ azonban hagyományos formában (papíron) van rögzítve, tehát a levéltárba adás a szokott módon történhet azzal az eltéréssel, hogy az iktatókönyv mágneses adathordozón is rendelkezésre áll, ami esetleg segítheti a selejtezési és rendezési munkákat. A probléma a teljes automatizáció esetében jelentkezik. Tételezzük fel, hogy két egymással