13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.

Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archiválása című TKA kutatási téma zárójelentése

célkitűzésünk volt, hogy a különböző népgazdasági ágazatok legjellemzőbb vállalatainak, intézményeinek számítógépes rendszereiről nyerjünk átfogó képet. Levéltári szempontból fő célkitűzésünk az volt, hogy az értékhatár módszereit kidolgozzuk, néhány nagy számítástechnikai hagyománnyal rendelkező szerv rendszereinek elemzésével. E témakörben 4 tanulmány készült, szerzőik: • Alföldi Vilma - Berényi Ildikó - Kálniczky László - Pető fván Alföldi Vilma a közlekedési ágazat két monopol helyzetben levő cégének - a MALÉV-nak és a MÁV-nak - a számítógépes rendszereit vizsgálta meg. A két cég közötti döntő különbség archiválás szempontjából, hogy a MALÉV számítógépes rendszere összefüggő, az üzemeltetett rendszerek viszonylag nem nagy száma miatt könnyen áttekinthető, így minden egyes rendszer értékhatárvizsgálata tételesen elvégezhető. Ezzel szemben a MÁV szerteágazó, helyileg is elkülönülő nagy számú rendszere miatt a tételes értékhatárvizsgálata rendkívül időigényes, fáradságos munkával járt volna. Ezért a tanulmány készítője a rendszerkatalógus alapján egy előszűrést végzett és csak azokat a rendszereket vizsgálta meg részletesen, amelyekről remélni lehetett, hogy történeti értékű információkat tartalmaznak. A kérdés csak az, hogy milyen információk szükségesek ahhoz, hogy ezt a szűrést el lehessen végezni. Az "Elemző tanulmány" 3.2. pontjában leírtak szerint a számítógépes információs rendszerek adatainak típusait, osztályait lehetséges és ajánlatos már a rendszertervezés során levéltári szempontú mérlegelés (szelektálás) alá vonni, minősítésüket és kezelésük módját magában a rendszerdokumentációban definitive meghatározni, előírni. Természetesen ez a tevékenység a már működő rendszerek esetében utólag is elvégezhető. Hiánytalan, és a rendszer működését pontosan tükröző rendszerdokumentáció segítségével a dokumentáció feladatmeghatározási részében leírtak alapján eldönthetjük, hogy a rendszer tartalmaz-e történeti értékű információkat, azaz az előszűrést elvégezhetjük. Amennyiben a rendszerleírásban megadott feladatmeghatározás alapján valószínűsíthető, hogy a rendszer történeti értékű információkat tartalmaz, el kell végezni egy részletesebb elemzést. A tanulmány készítője konstruált egy adatlapot amely a rendszerdokumentációkban található legfontosabb információk kigyűjtésére volt alkalmas. Minden egyes rendszerről kitöltött egy adatlapot és ezek alapján - a szükséges információk birtokában - el tudta dönteni, hogy azok tartalmaznak-e történeti értékű információkat vagy sem. Az értékelés során a rendszereket az alábbiak szerint csoportosította: - Történeti értékű adatbázissal rendelkező rendszerek. Ezek teljes adatállománya megőrzendő. - Olyan rendszerek, melyek adatbázisának egy része kinyomtatva megjelenik a hagyományos iratok (történeti értékű) mellékleteként. Ezekből az adatállományokból azonban legalább ötévenként mintavételt tart szükségesnek. Ez lehetővé tenné a számítógép adta variációs lehetőségek kihasználását. - Értékhatáron aluli rendszerek. Ezek az ügyviteli érték megszűnte után törölhetők. A dolgozatban alkalmazott munkamódszerre - a rendszerek adatlappal történő felmérésének fontossága miatt - a későbbiek során még visszatérünk. Berényi Ildikó a pénzügyi élet három fontos területének a reprezentánsait vizsgálta meg: - Magyar Nemzeti Banknak, mint a bankrendszer legfontosabb, jegybanki funkciókat ellátó tagjának számítógépes rendszereit - A kereskedelmi bankok közül az Országos Kereskedelmi és Hitelbank, valamint az Ipari Szövetkezeti Fejlesztési Bank rendszereit - Az Állami Fejlesztési Intézetnek, mint az ország gazdaságának fejlődését alapvetően meghatározó beruházások, központi fejlesztési programok speciális feladatait végző szervnek a rendszereit. A történeti érték vizsgálatát az előző tanulmányban leírtakhoz hasonló módon végezte, hangsúlyt helyezett azonban arra is, hogy megvizsgálja a gépi adatfeldolgozás outputjainak megjelenését az irattári tervben. A zsűri véleménye szerint a tanulmányban ki kellett volna térni arra is, hogy az MNB-ben folyamatban van a számítógépes nyilvántartások alkalmazása. A tervezési fázisban levő rendszereket elemezve a tanulmánykészítőnek lehetősége lett volna arra, hogy megvizsgálja, szükséges- és lehetséges-e a levéltári archiválásra vonatkozó szempontjait • a történeti értékűnek ítélt rendszerek esetében - valamilyen módon kifejezésre juttatni a rendszerek üzembehelyezése előtt. A vízügyi ágazat egyik kiemelt nagyvállalatának, a Dunántúli Regionális Vízműveknek a számítógépes rendszereit Kálniczky László készítette. Tanulmányában megindokolja, hogy miért