10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

vesztésére vonatkozó jogszabályokat. A pénzügyi, munkaügyi és a személyzeti iratok kötelező őrzési idejére a szaktárcák rendszeresen adnak utasításokat. Az egyéb iratok esetében a szerv illetékesei, ismerve sajátos tevékenységüket tudják csak meghatározni, hogy az irat ügyviteli értéke meddig él. A történeti értékű iratok körének meghatározásához illetékes levéltár véleményét, s esetleg előzetes szaktanácsát kell kérni. Mind az ügykörökre épülő, mind a szervezeti egységekre épülő irattári terveknél alapvető szempont, a tényleges ügykörök pontos tisztázása, s a változások átvezetése. Egy-egy megszűnt ügykör tételszámát nem szabad egy új ügykörre felhasználni, mivel ez a későbbiekben komoly kavarodást okozhat. Számítva az ügykörök bővülésére, célszerű egy-egy témakör után szabad tételszámnak helyet hagyni. A szabályzatnak feltétlenül tartalmaznia kell a rövidítések jegyzékét ABC rendszerben, ez nagymértékben könnyíti a terv használhatóságát. Decentralizált iktatás esetén mellékletben közölni kell az iktatásra kötelezett szervezeti egységek jegyzékét, s azok jelzőszámát, vagy betűjelét. Amennyiben az iktatóhelyek számában változás történik, úgy ezt az

; iratkezelés rendjéért felelős vezető köteles az irattári tervbe, mint módosítást bevezetni, s ezt valamennyi iratkezelőhöz eljuttatni. Irattári tételszámok törlése, vagy új alkalmazása esetén előzetesen ki kell kérni az illetékes levéltár véleményét. Az iratkezelési szabályzat irattári terv bevezetése előtt szükséges, hogy a szabályzat készítője és az iratkezelésben résztvevők konzultáljanak, s tisztázzák az esetleges homályos pontokat, a félreértéseket. 1-2 órás konzultáció is jelentős segítséget nyújthat az iratkezelőknek a szabályzat érdemi alkalmazásához. (1. 8 a.b.sz. melléklet)