10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

Az irattári tételszám az egyes iratcsoportok azonosításához használható jelzőszám, amely számokból, vagy számok-betűk kombinációjából állt.Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat besorolását. Az irattári rendszerben elfoglalt helyét. A tanácsi gyakorlatban számok helyett jól bevált egy összetettebb jelrendszer. Itt a tételt ügykörnek nevezték és az irattári jel ügykörszámból, ágazati betűjelből és selejtezési csoportszámból áll Hét selejtezési csoportszámot alkalmaztak, melyek jelentése a következő: 1 csoport 2 év után selejtezhető 2 5 3 " 10 4 " 15 5 " 30 6 " 75 0 " nem selejtezhető Az irattári terv jellege szerint kétféle lehet: 1. szervezeti felépítést követő 2. ügycsoportokra beosztott. Mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai/ A szervezeti egységekre épülő terv előnye a könnyen kezelhetőség. Egy-egy osztály az irattári tervnek csak 1-2 oldalában érdekelt. Igen nagy hátránya azónban, hogy az óhatatlanul több egységen ismétlődő ügykörök más és más tételszám alá kerülnek esetleg más és más őrzési idővel. Ez a tételszám keretet felduzzaszthatja, s központi irattárban a kezelhetőségét csökkenti. Előnyösebbnek tartjuk az ügykörökre épülő irattári tervet

. Ennek hátránya ugyan, hogy a szervezeti egységeknek a témának megfelelően a terv különböző részeit kell használniuk, tehát kezelése nagyobb körültekintést igényel, előnye