10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

A valóban jó,- s jó alatt itt fűként az alkalmazhatóságot értjük - szabályzat nem készülhet, csupán "íróasztal" mellett, ehhez nem elegendő csak a jogszabályok ismerete. A használható szabályzat elkészítéséhez szükséges a vállalat szervezetének, ügy és feladatkörének alapos ismerete, s figyelembe veendők a helyi specialitások, s a kialakult iratkezelési gyakorlatból minden, ami a törvényadta keretekbe még beleilleszthető. A szabályzat tényleges használatára annál nagyobb a remény! minél inkább épít a kialakult gyakorlatra. A gond akkor jelentkezik, ha a kialakult gyakorlat rossz, s ehhez az iratkezelök, mint megszokotthoz mégis ragaszkodnak. A szabályzat nyelvezetének egyértelműnek konkrétnak kell lenni, annak figyelembevételével kell készülnie, hogy alkalmazói gyakran nem rendelkeznek semmilyen iratkezelési ismerettel. Célszerű tagolni, fejezetekre, alpontokra bontva felépíteni. Az alábbiakban egy általános sémát ismertetünk, amit általában minden szabályzatnak tartalmaznia kell. I. Fogalom meghatározások - Irat fogalma - Küldemény fogalma - Történeti értékű nem selejtezhető irat - ügyviteli értékű irat - Iratkezelési szabályzat - Irattári terv - Központi irattár - Selejtezés - Levéltár