10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 3. Irattani alapfogalmak

- beérkezett iratok - fogalmazványok - belső ügyviteli iratok. Az irattáros számára e csoportosítás a legfontosabb; melynek segítségével az irat útja az ügyvitelben nyomonkísérhető. A beérkezett iratokat beadványokn

ak is nevezik, melyekre az elküldött válasznak kiadvány a neve. Mind a beadványnak, mind a kiadványnak ott van az irattári helye, ahová elküldték, nem ahol keletkezett. Ha az illető szerv valamely beérkezett levélre válaszol, a válaszról először fogalmazványt készít. Ennek javítása, ellenőrzése, jóváhagyása után készül el a tisztázat, melyet mint kiadványt küldenek el. Előfordul, hogy egy ügyet több személy vagy szervezeti egység intéz el, és ilyenkor szükség van arra, hogy az eredeti iratról - tájékoztatási vagy egyéb célból- másolatot készítsenek, mely lehet teljes vagy kivonatos másolat. A különféle szervek munkáját, hatáskörét, feladatait különféle szintű rendelkezések, vezetői utasítások szabályozzák, sőt sokesetben az egyes szervezeti egységek maguk is intézkedéseket kezdeményeznek. A keletkezett dokumentumokat ezesetben belső ügyviteli iratokn

ak nevezzük. 5. Az iratok iratkezelési szempontból részben ügyviteli, részben történeti értékkel bírnak. Az iratok ügyviteli értékét az ügyvitelben betöltött szerepük határozza meg. Szükség lehet az iratra: - a folyamatban lévő ügyek intézésénél, lebonyolításánál, - a már lezárt ügyek irataira vitás esetekben, - titokvédelmi szempontból. Gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési stb. szempontból jelentős iratoknak történeti értéke van, melynek megállapítása elsősorban a selejtezési kérdéseknél fontos. (Erről a későbbiekben még részletesen szólunk.)