10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 3. Irattani alapfogalmak

3. IRATTANT. ALAPFOGALMAK Az iratok csoportosítása A társadalmi-gazdasági viszonyok fejlődése következtében hazánkban az iratanyag mennyisége fokozatosan növekszik, és napjainkban már valóságos irattömegekkel állunk szemben. A technika fejlődése, a sokszorosítási, másolási eljárások elterjedése és mind olcsóbbá válása e folyamatot felgyorsította, és így a korábbiakhoz nem hasonlítható iratrobbanásról beszélhetünk. Az iratok áttekinthetetlen tömegén csak úgy tudunk úrrá lenni, ha különböző módszerek szerint csoportosítjuk azokat. Az iratokat megkülönböztethetjük : - formai jegyeik alapján - az iratképzők jellege szerint - az iratképzők egymáshoz való viszonya alapján - az ügyvitelben elfoglalt helyük szerint - iratkezelési szempontból. 1. A formai osztályozás szerint az iratoknak három fajtáját ismerjük: - az okleveleket - a leveleket .' - - az aktákat Az o^levé"! olyan irat, melynek lényege valamely jogi jelentőségű tény kinyilvánítása, és amelynek eredeti rendeltetése, hogy a tárgyául szolgáló jogi ténynek bizonyítékául szolgáljon. Az oklevél tehát önálló, maradandó érvényű irat, egy fejlődés végpontját jelzi, mely fejlődés eredménye a benne rögzített jogi tény. Döntő része az oklevélnek, jogbizonyító erejének megfelelően, a hitelesítés: a pecsét és az aláírás. A középkori oklevelekről a bevezető részben szóltunk. E dokumentumok kiadása azonban nem kötődik korszakhoz: oklevelek például a felsőoktatási