10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 11. Az iratok rendszerezése és rendezése

rendszer alapjául szolgálhat, vagyis elég nagy ahhoz, hogy valamely rendszerbe áttekinthetően besorolható legyen, de ugyanakkor elég kicsi is ahhoz, hogy dolgozni lehessen vele. Ez az alapegység a fond

, amit a proveniencia elve alapján kialakítva szerves fondnak nevezünk. Az alapegység megalkotásán túl arra is szükség van, hogy az irattár rendelkezésére álljon valamiféle mértékegység is, amelynek segítségével pontosan ki tudja fejezni az iratanyag mennyiségét. Ez a mértékegység az iratfolyóméter

, ami tulajdonképpen az egymásra rakott iratok vastagságát fejezi ki, illetve jelenti. Az iratanyag mennyisége azonban kifejezhető m'-ben, súlyban vagy csomószámban is. (Pl. egy q irat kb. 6 folyóméter, egy m' 12 folyóméter, 1 csomó 15 cm.) - Egy szerves fond tehát azoknak az iratoknak együttesét jelenti, amelyek egy adott szerv (hivatal, vállalat, intézmény, stb.) tevékenysége során keletkeztek, illetve jöttek létre. A fondok az őket létrehozó szerv (az ún. fondképző) nevét kapják meg. A fondok időbeli határait az egyes szervek alakulásának és megszűnésének időpontjai jelzik. A másik fő rendszerezési alapelv a tárgyi rendszerezés (

pertinencia

) elve

. Az ilyen szisztéma alapján kialakított irategyütteseket kiragadjuk keletkezésük helyéről, és valamilyen más, mesterséges összetartozást jelentő szempont szerint csoportosítjuk. Ilyen csoportosítási szempont lehet pl.az irat tárgya,idű rend vagy területi elv. Iratfajta szerint szokták elkülöníteni az iratoktól a terveket, külön kezelni a levéltárakban az okleveleket, területi elv szerint lehet pl. egy községi adattárat kialakítani, időrend szerint pl. az 1848-45-re vonatkozó iratok gyűjteményét, tárgy szerint pl. az országgyűlési iratok gyűjteményét. - A pertinencia elve alapján kialakított fondót szervetlen fondnak vagy másképpen gyűjteménynek nevezzük. Ez utóbbi elnevezés egyúttal arra is utal, hogy a keletkezési helyről meghatározott szempont szerint kigyűjtötl anyag-