10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 10. Irattári nyilvántartások és segédletek

latok vagy jegyzetek készülhetnek, és az összegyűjtött dokumentumok az iratanyag rendezését, későbbi feltárását is nagyban elő fogják segíteni. A szervtörténeti tájékoztató vonatkozik a jogelőd szervekre is, főbb részei pedig a következők: a/ a jogelőd szerv - alapító rendelete - ügyrendje, szervezeti és működési szabályzata (ennek mellékleteivel) - megszűntetésére vonatkozó rendelet - az iratanyag átadásával kapcsolatos rendelkezések és jegyzőkönyvek b/ a működő szerv - alapító rendelete - szervezeti és működési szabályzatai, mellékletekkel, időrendben - ügyrendek, iratkezelési szabályzatok - az egyes szervezeti egységekre, azok felépítésére, feladataira vonatkozó rendelkezések stb. A speciális segédletek - az igényektől függően - igen sokfélék lehetnek. Decentralizált iratkezelésnél vagy olyan esetekben ahol egy sor jogelőd szerv iratait őrzik, célszerű a személyzeti vonatkozású iratokról - valamilyen rendszerben (pl. tételszámonként) nyilvántartást vezetni, annál is inkább, mivel ezek az iratok az egyéb dokumentumok átadása után még hosszú ideig maradnak az irattárban. Nagyobb irattárakban jó szolgálatot tesz az irattári térkép, mely nemcsak a polcok, szekrények elhelyezéséről, a közlekedési utakról ad tájékoztatást, hanem feltüntetik rajta a tárolóeszközökön található iratokat is.