10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

Bár a határidő az ügykezelés érdemi részéhez tartozik, a nyilvántartás vezetése a központi kezelőiroda vagy az osztály iratkezelőjének feladata. A határidőt az iktatókönyv megfelelő rovatában hónap és nap megjelölésével, grafitceruzával kell feljegyezni. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve megfelelő irattartókban vagy szekrényekben, az iktatószámok növekvő rendjében kell elhelyezni. Azoknál a szerveknél, ahol az ügyiratforgalom kisebb, vagy a tapasztalat szerint kevés a határidős irat, ezek tárolására megfelel egy-két irattartó is, amelyeket bizonyos időközönként át kell nézni. Ahol nagyobb az ügyiratforgalom, az irattartók kevésbé áttekinthetők, és célszerűbb rekeszes határidős szekrényt használni. Leginkább megfelel a 30-35 rekeszes szekrény, mert abban a hónap minden napja részére van hely, és ezenfelül a pótrekeszekbe el lehet helyezni az adott hónapon tüll határidővel megjelölt iratokat. A határidő nyilvántartáshoz - a korszerű irattárakban - a már említett mágnestábla is. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt megérkezik, az ügyiratot a nyilvántartásból ki kell emelni, és az iktatókönyvbe írt bejegyzést ceruzával át kell húzni. A válasz elmaradása esetén a határidős ügyiratot a kezelőiroda illetékes dolgozója sürgető lapon (19. sz. melléklet) - esetleg újabb határidő megjelölésével - sürgeti. Ha a kitűzött újabb határidőn belül sem érkezik válasz, a kezelő az ügyiratot az ügyintézőhöz továbbítja. Irattárba helyezés előtt a határidőre vonatkozó valamennyi ceruzás bejegyzést ki kell az iktatókönyvből radírozni. Az irattári tételszám felírása Az elintézés után az ügyintézőnek - az ügyirat e célra fenntartott részén fel kell írni az irattári terv szerinti tételszámot, amelynek alapján az ügyiratokat be kell sorolni az irattári tételbe.