10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

között, ki legyen az ügyintézésre jogosult, ha az illető személy esetleg távol van. Szignálás alkalmával módja van a vezetőnek arra is, hogy az ügy elintézésénél követendő különleges eljárásra (sürgősség, határidő stb.) utasítást adjon. Szignálás után a szervezeti egységek az iratokat kézbesítőkönyvvel, az egyes előadók pedig - a szervek egy részénél - mutatókönyvvel kapják meg. Kézbesitőkönyv A kézbesitőkönyv a vállalaton, intézményen belüli ügyiratforgalom segédeszköze. Használata elsősorban akkor indokolt, ha a szerv egyes telephelyei egy-egy város különböző pontjain vannak, de a postabontás központilag történik. Ilyenkor leghelyesebb, ha az illető szervezeti egység két kézbesítőkönyvet ' rendszeresít, amelyeket felváltva használnak az elintézetlen iratok kiküldéséhez, és az elintézettek központba juttatására. Elintézetlen iratok átadása alkalmával a könyvbe csak az iratok számát, az átvétel időpontját és elismerését kell rögzíteni. Befejezett, a vezetők által kiadmányozott ügyiratoknál szerepeltetni kell a címzettet is. Az ílymódon kitöltött kézbesítőkönyvet a különféle szervek közti forgalomban is használják. Ogyirrtwrám CJmMtk Ax áívéU* Ogyirrtwrám CJmMtk Maja 11. ábra. A kézbesítőkönyv fejrovatai Munkanapló Az ügyintézők a nevükre szignált iratokat a központi kezelő irodától vagy az osztály ügyiratkezelöjétől előadói munkakönyvvel (munkanaplóval) vehetik át.