10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

a/ Névmutató Az iktatott ügyiratokat év elején megnyitott, regiszteres névmutató-könyvbe vezetjük az ábécé betűinek sorrendjében, a küldő szerv vagy személy nevének kezdőbetűjénél. Megjelöljük az iktatókönyvben szereplő tárgyat és az iktatószámot. Nagy iratforgalmú szerveknél a névmutatóban az ábécé betűit tovább is lehet tagolni az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával (pl. ka, ká, ke, ki, ko, kő stb.), a leggyakoribb nevek számára (pl. Kiss, Nagy, Kovács, Molnár, Tóth stb.) pedig külön oldalakat nyitunk. Ha a tárgysorozatban több név szerepel, azokat valamennyi betűnél mutatózni kell. Alszámos iktatásnál valamennyi alszámra beiktatott iratot mutatózni kell, és ugyanez vonatkozik a gyűjtőszámon nyilvántartott iratokra is. (17-18. sz. melléklet) b/ Tárgymutató A tárgymutató könyvetcjvezetése elvben megegyezik a névmutatóval: az iktatott ügyiratok legpontosabb és legtalálóbb tárgymeghatározása után az ábécé betűinek sorrendjében vezetjük be a tárgyszót, majd feljegyezzük az iktatószámot. A tárgymutatókönyvbe bejegyzett rövid meghatározás minden esetben legyen azonos az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveggel. Ha több tárgyféleség is> szerepel az iktatókönyvben, akkor valamennyit kell mutatózni. Több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben lévő vezérszó az ügy tartalmát csak általánosságban jelöli meg (pl. mezőgazdaság, ipar, erdőgazdálkodás stb.). (17. sz. melléklet) c/ Helynévmutató E segédkönyvet olyan vállalatok vagy intézmények esetében vezetjük, mely nagyszámú helység közigazgatási szerveivel, vállalataival, intézményeivel bonyolít le rendszeres levelezést. A mutatózás a helységek neveinek ábécé rendjében történik.