10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

visszaigazolhatónak vélik a beérkezés tényét. Sajnos azonban ilyen iktatási módszer alkalmazásakor általában csak az ügyintézőig követhető az irat útja. Az elintézést, az elküldést és az irattárba helyezést már egy másik könyvben rögzítik, ami gyakran helyileg sem ott van, ahol a beérkező iratok iktatókönyve. (Ilyen iktatás esetén gyakran előfordul az is, hogy a kimenő iratoknak valójában nincs is iktatókönyve.) A kimenő és bejövő, sőt a belső iratok egy könyvben való nyilvántartása ügyviteli szempontból is előnyösébe-, mivel az ügyek elintézésének ténye és menete ellenőrizhető, de levéltári szempontból is fontos, mivel jobban biztosítja az iratok szabályos megőrzését, megőrzésének ellenőrizhetőségét, valamint valószínűbbé teszi az egy ügyre vonatkozó iratok együttmaradását. Többszöri iktatás Egy iratot csak egyszer szabad iktatni. Egy iratnak csak egyetlen iktatószáma lehet. Bármely iktatási rendszer alkalmazása esetén gyakran előfordul, hogy egy iratot többször iktatnak. A többszörös iktatásnak a legkülönbözőbb változatai alakultak ki. Pl. decentralizált vagy vegyes iktatási rendszerben gyakori, hogy az érkezési számot iktatószámként kezelik, így az érkeztetést tulajdonképpen iktatásnak tekintik, holott az érkeztetés - mint tudjuk - korántsem egyenértékű az iktatással. Az érkezési számot az önállóan iktató szervezeti egységek megtoldják a saját iktatószámukkal, így máris két szám szerepel az iraton. Ha az önállóan iktató szervezeti egység (főosztály) az iratot továbbítja elintézésre, az önálló iktatást már tulajdonképpen nem végezhető kisebb szervezeti egységekben (osztály, csoport), s ezek újabb saját számot adnak az iratnak, azon már három különböző szám szerepel- Ez - azonkívül, hogy egy csomó felesleges munkát jelent - zavart okozhat az ügyvitelben, mi-