10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

ráragasztja az iratra, kivéve azt az esetet, ha az ügyfél a kért okirathoz szánta. A fel nem használt illetékbélyeget vissza kell küdeni. Az esetleg tévesen felragasztott illetékbélyeget dátumbélyegzővel és aláírással érvényteleníteni kell. A borítékok kezelése A küldemények borítékjait az ügyiratokhoz kell csatolni. Azok közül csak azt kell megőrizni az ügy befejezése után, amely fontos kezelési vagy ügyintézői feljegyzést tartalmaz, valamilyen bizonyító ereje lehet (pl. határidő), vagy ha a beadvány készítőjének, a küldő szervnek a neve csak a boritokról állapítható meg. A beérkező számlákhoz minden esetben csatolni kell a borítékot. A küldemények nyilvántartásba vétele Az érkeztetés Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomásából és az érkeztető könyvbe való bevezetéséből áll. Az érkeztető bélyegző lenyomata kizárólag a dátumot (év, hó, nap) tartalmazza. Az érkeztető könyv a következő rovatokat tartalmazza: dátum, beérkezett irat száma (a küldő szerv által feltüntetett iktatószám, ha van), a küldő neve, az irat tárgya, az iktatási egység (részleg, főosztály, osztály) neve, ahová az iratot továbbítják. Az irat semmiféle számot nem kap! Az érkeztetés nem tévesztendő össze az iktatással. Az érkeztető könyv használata általában a decentralizált iratkezelési rendszert alkalmazó, vagy a több telephelyű szerveknél használatos, hogy a