10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

7. AZ IRATKEZELÉS GYAKORLATA II. Az iratkezelés folyamata A küldemények átvétele A küldeményeket munkaidőben veszi át az ezzel megbízott dolgozd. Központi ügyiratkezelés esetén a központi kezelő iroda, vegyes vagy decentralizált ügyiratkezelés esetén a posta átvételére jogosult részleg bízhat meg valakit az átvétellel. (Megjegyezzük, hogy az átvétel a legtöbb esetben központilag történik, többnyire csak a több telephelyű szerveknél térnek el ettől a gyakorlattól. Gyakori - még ebben az esetben is -, hogy az átvétel után egy központi postabontó-érkeztető egység kapja meg azokat. Hogy kik jogosultak a küldemények átvételére, azt az ügyviteli szabályzat határozza meg.) Ha az illető szerv postafiókot bérel, gondoskodni kell arról, hogy a kezelőiroda megbízottja minden munkanapon akár több alkalommal is biztonságos körülmények között zárt táskában elhozza a szerv vagy dolgozója részére postán érkezett küldeményeket. Természetesen küldemények nemcsak postán, hanem kézbesítő útján, vagy közvetlenül az ügyféltől is átvehetők. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy megbízottja útján nyújtja be, az átvételt igazolni kell, ugyanez vonatkozik a kézbesítő útján érkezett küldeményekre. Az átvétel igazolható átvételi elismervénnyel - kézbesítővel érkezett küldemény esetén - a kézbesitökönyvben való aláírással, az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon való rögzítésével. Ha a postán, kézbesítő útján érkezett vagy személyesen átadott küldemény burkolata sérült, vagy esetleg láthatóan felbontották, ezt a tényt azonnal rögzíteni kell. A borítékra rá kell vezetni, hogy "sérülten érkezett", ill. "felbontva érkezett". A postabontó ezt a tényt aláírásával igazolja.