10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

A legrövidebb ideig őrzendő iratokat 1-gyel, a leghosszabb ideig (75 évig) irattárban maradókat 6-tal, a levéltárba adandókat 0-val jelölik, melyeknél megadják a levéltárba adás idejét is. Pl.: 40-H-O - Sajtótermékek engedélyezése; 15 év után adható levéltárba 21-K-O - Iparjogosítványok; 50 év után kerülhetnek levéltárba U-H-0 - Árvízvédelem; ez az ügycsoport levéltári átadási idejénél az "HN" - határidő nélküli - jelzés található, ami azt jelenti, hogy az átadó tanács és az átvevő levéltár megállapodása alapján kerül majd levéltárba. Az irattári rendszer kialakításához is újszerű megoldást adott az iratkezelési szabályzat mellékleteként megalkotott Irattári terv, mely a tanácsi iratkezelésben is kettős funkció ellátására alkalmas: egyrészt biztosítja a racionális iratnyilvántartást, másrészt a korszerű irattározást. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános rész azokat az ügyfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél is előfordulnak. (Ilyen pl. az alkalmazási iratok.)Az általános rész ügyköreihez az irattári terv nem adja meg az ágazati betűjelet, hanem azt a betűjelet kell konkrét ügynél "alkalmazni, ahol az irat keletkezett. Az előbbi példánál maradva, ha mondjuk a művelődési osztály alkalmazott valakit, akkor a "P" betűjelet kell az irattári jelnél használni, vagyis 01-P-6 lesz az irattári jele, az egészségügynek viszont a "B" az ágazati betűjele, ott 01-B-6 írandó irattári jelként. A különös rész igazgatási ágazatok szerinti csoportosításban (pl.: pénzügy, munkaügy, kereskedelem) sorolja fel az adott ágazatban előforduló ügyfajtákat, illetve azok irattári jeleit.