10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

Az iratkezelés központi szabályozására először a 16. század második felében került sor, amikor központi kormányhivatalokban, a kamarán és a kancellárián kívül az 1724-tól működő helytartótanácsnál is bevezették az egyes ügyek jegyzőkönyvi adatainak nyilvántartását, az iktatást. A kötelezővé tett sorszámos iktatás az iratváltás egységének elve alapján történt, és meghatározta az iratok lerakásának rendjét is. Ezeknek a rendelkezéseknek megfelelően például a magyar királyi kancellárián minden beérkező iratot sorszámmal láttak el, és a levélre adott válasz is ezt a sorszámot (iktatószámot) viselte. Az ügyirat két része: a beérkező levél eredetije és a kimenő fogalmazványa így el nem választható egységet alkotott. Az iraton vagy borítólapján olvasható volt az ügy előző és következő fázisának iktatószáma is. Az irattárban az iratokat évfolyamonként és ezen belül iktatószámaik rendjében helyezték el. A sorszámos iktatást és ennek megfelelő irattározást a későbbiek során áltat Iában a kis ügyiratforgalmú hivatalokban, főleg az államigazgatás területi szerveinél ( 3. sz. melléklet) alkalmazták, és ez terjedt el a községi igazgatásban is. Már a 18. század folyamán volt olyan igény, hogy a sorszámos rendszerben iktatott iratokat ne az iktatószámok rendjében, hanem tárgyi csoportokba osztva irattározzák. Ezt a rendszert először a helytartótanácsnál alkalmazták. Az ügyeket intéző részlegek az iratokat un. kútfőkbe osztották, amelyeket az ügyintéző tárgyai szerint alakítottak ki. A kútfőket folyamatosan számozták, s a kútfőszámok jelölésére az iktatókönyvben külön rovatot tartottak fenn. Kezdetben minden egyes ügy más-más kútfőszámot kapott, később azonban az is-