Haraszti Viktor: Városi levéltárak „AtoM-meghajtással”. Levéltári Szemle, 70. (2020) 4. 104-106.
106 Levéltári Szemle 70. évf . Az AtoM logikája a levéltári hierarchiára épül, a levéltár – iratképző logikai kapcsolat megtartásával. A levéltár – fondfőcsoport – fond – állag – sorozat – ügyirat – ügyiratdarab hierarchiája pontosan megjeleníthető, így a raktári nyilvántartás vezetésére is alkalmas. A legalacsonyabb hierarchikus szint ugyanúgy megjeleníthető az ISAD(G) leírás elemkészletének felhasználásával.8 Lehetőség van a raktári nyilvántartásban szereplő leírási szintek meglévő Excel nyilvántartásokból történő exportálására – a törzskönyvi adatokéhoz hasonlóan –, ez azonban már xml felhasználó ismereteket igényel. Másik lehetőségként mód van a raktári nyilvántartások szöveges leírásként történő beillesztésére a leíró adatok körébe, a „tartalomra és szerkezetre vonatkozó adatcsoport” elemeihez. Ez azonban csak rövid leírások esetében célravezető. Harmadik lehetőségként leírási egységekhez csatolható egy darab jpeg, tiff, bmp, gif, png, pdf (multipage is), hang- és videofálj, illetve doc(x) vagy xl(s)x fájl. Az előbbiek esetében a fájl képe a felhasználónak a szoftverben megjeleníthető, míg doc(x) vagy xl(s)x fájl esetében a fájl a felhasználó gépére letöltve jeleníthető meg. A csatolt pdf állományokban ugyanakkor az AtoM központi keresőjével kereshetünk ugyanúgy, mint az adatbázisban. Sajnos a szoftver sem a leíró adatokban, sem a csatolt pdf-ekben a találat helyét nem mutatja. A megjelenített pdf-ben újra kereséssel a találat helye(i) is megjelennek. Nagy előrelépés azonban, hogy mind a négy levéltár feltöltött adataiban (törzskönyvi és az egyes leírások szerinti) és a csatolt pdf-ekben egyszerre lehet keresni. Jövőbeni további feladat a meglévő raktári nyilvántartások kereshető pdf állományokká történő alakítása és a fondok/állagok mellé csatolása, illetve a megfelelő hierarchikus szintek leírási egységeinek a raktári nyilvántartás mélysége szerinti feltöltése. Ez utóbbi jelentős manuális munkamennyiséget jelent, de a szoftver eredeti használati céljainak jobban megfelel. Az AtoM szoftver használata a törzskönyvi adatok adatbázisba rendezésének problémáját, a gyarapodások rögzítésének kérdését megoldja a városi levéltárak részére, de a szervnyilvántartási feladatokat nem. Bár a szoftver az iratképzők ISAAR alapú leírását is tartalmazza, az nem felel meg a magyar jogszabályi előírásoknak. A szoftver ugyanakkor fejleszthető, közösségi igények alapján, alapítványi támogatással. A fejlesztő közösség élénk levelezést9 folytat ennek érdekében, amelyhez magyar részről is lehet csatlakozni. Haraszti Viktor 8 Az ENSZ Levéltára AtoM szoftverében több, mint 246.000 egyedi leírás és hozzá csatolt digitalizált irat férhető hozzá. 9 A felhasználói fórum elérhető itt: https://groups.google.com/g/ica-atom-users , letöltés ideje: 2020. 10. 24. HÍREK
