Batalka Krisztina: Az elektronikus iratkezelés bevezetésének helyzete a hazai egyetemeken. Nehézségek és tanulságok. LSZ 60. (2010) 2.
HÍREK AZ ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS BEVEZETÉSÉNEK HELYZETE A HAZAI EGYETEMEKEN NEHÉZSÉGEK ÉS TANULSÁGOK Amióta hatályba léptek a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről, majd az alkalmazható iratkezelési szoftverekről szóló rendeletek,1 a felsőoktatási intézmények iratkezelésében is nagy változások következtek be. Ezeket a változásokat az egyetemi levéltáraknak figyelemmel kell követniük, és aktív szerepet kell vállalniuk az elektronikus iratkezelés bevezetésének előkészítő munkáiban is, hiszen a jelenlegi szabályozás szerint az e-iratok kezelésének ellenőrzése és azok átvétele levéltári feladat. Mivel az elmúlt öt évben meglehetősen kevés információval rendelkeztünk arról, melyik hazai egyetemen mi a helyzet ezen a téren, a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség kísérletet tett arra, hogy fórumot teremtsen azoknak a levéltáros és informatikus szakembereknek, akik e kérdéssel foglalkoznak intézményeikben. A 2010. március 11-én a Semmelweis Egyetemen megrendezett szakmai napot Zsidi Vilmos levezető elnök nyitotta meg, kiemelve a rendezvény úttörő jellegét és fontosságát. Az első előadó Szatucsek Zoltán, a Magyar Országos Levéltár (MOL) főosztályvezetője volt, aki E-levéltár szervezése Magfarországon — tervek és lehetőségek címmel mutatta be a jelenlegi egyik legfontosabb levéltári projektet. Bevezetőjében hangsúlyozta, hogy az egyetemi intézmények nyugaton a hosszú távú megőrzés motorjai kutatás-fejlesztési tevékenységüknél fogva. A továbbiakban ismertette az e-Levéltár három fő célját, vagyis a szabályozási környezet megteremtését, az infrastruktúra és a fenntarthatóság biztosítását. Elismerte, hogy főleg a kis levéltárakban nehéz a megfelelő eszközpark beszerzése, fenntartása, ám éppen az üzemeltetési feladatokat tüdja átvenni és gazdaságosabban, centralizáltabban fenntartani az e-Levéltár. Kiemelte annak fontosságát, hogy a megfelelő szaktudás rendelkezésre álljon levéltári vonalon, ezért számos termék készül majd el a projekt során (pl. oktatási anyagok, szakirodalom fordítások). Alapelvekként a következőket sorolta fel: funkcionális központosítás, magas színvonalú szakmai és technikai megoldás, rugalmasság és interoperabiütás. Ennek kapcsán szólt a levéltári illetékességi megoszlás és az e-iratok centralizált keletkeztetése közötti ellentmondásról, hozzátéve, hogy bizonyos funkciókat lehet központosítani az e-iratoknál, pl. tárolás (megfelelő kezelési jogosultsággal). Ahhoz, hogy a levéltári intézményi struktúra stabil legyen, olyan rendszert kell tervezni, amely ezt is képes kezelni (de pl. a közigazgatási változásokat is), vagyis a struktúrák átjárhatóak legyenek. Bemutatta az OAIS modell levéltári folyamatait, e rendszernek olyannak kell lennie, hog}' valamennyi archiválást végző intézmény használhassa. Ismertette az E-levéltár felépítését, kiemelve, hogy ami központilag megvalósítható, azt már úgy fejlesztik ki (a Kopint-Datorg feladata lesz a tárolás, az alkalmazások szolgáltatása, a szoftverek kínálata a felhasználóknak). A két technológiai központ a MOL-ban és Budapest Főváros Levéltárában (BFL) lesz (átmeneti struktúra — nyilvántartó rendszerek — archiváló laboratórium). Központilag két kommunikációs megoldás is lesz: befogadás (levéltári illetékesség) és felhasználás (több levéltár tartalma egy 1 A 335/2005. (XII. 29.) korm. rendelet és ennek legfrissebb módosítása (64/2010. (III. 18) korm. rendelet), a 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet és a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet. Az összes elektronikus iratkezeléssel és ügyintézéssel kapcsolatos jogszabály a Magyar Levéltári Portálon összegyűjtve található: http://archivportal.hU/id-578-leveltan_jogtar.html#elektronikus Levéltári Szemle, 60. (2010) 2. sz. 74-50.
