Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
3. Az iratkezelés információs rendszerei - 3.1. Szabályozás és ellenőrzés
3. AZ IRATKEZELÉS INFORMÁCIÓS RENDSZEREI Annak érdekében, hogy a hatékonyság, a hitelesség és az állam megbízhatóságába vetett bizalom az állami adminisztráció területén is érvényesüljön, az állam több eszközön keresztül biztosítja az iratkezelés információs rendszereinek minőségét. Ezek a szabályozás, az ellenőrzés és a központi szolgáltatások kialakítása. 3.1. Szabályozás és ellenőrzés Kiemelkedően fontos, hogy az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények biztosítsák a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek funkcionális megbízhatóságát és egyenszilárdságú szakmai megfelelését. Az iratkezelés régebbi jogi szabályozása meghatározóan a papíralapú és az elektronikus iratkezelés azonos elvű megvalósítását célozta, és elsősorban az információkezelés technológiától való függetlenségét volt hivatva biztosítani. Az elektronikus ügyintézés szempontjainak megjelenésével ugyanakkor előtérbe került a szervezetek közötti együttműködés, a központi szolgáltatások használata és az interoperabilitás mint további elvárás. A kormány 2003-ban hívta életre a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektet, amelynek eredményeként a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) létrehozásáról döntött. Többszöri átszervezést követően 2014 júliusától a köziratok kezelésének szakmai irányítása a belügyminiszter hatáskörébe került, így a felügyelet jelenleg a Belügyminisztérium szervezetében működik. Felelőssége kiterjed a terület szabályozására és ellenőrzésére, emellett koordinálja a közfeladatot ellátó szervek egészére vonatkozóan az elektronikus iratkezelés és ügyintézés fokozatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását. Szabályozási feladatainak részeként meghatározza az Iratkezelő Szoftverekkel (továbbiakban ISZ) szemben támasztott követelményeket, és kijelöli a követelmények betartását ellenőrző, a termékeket tanúsító szervezeteket. A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló, jelenleg módosítás alatt álló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet részletesen meghatározza azokat a követelményeket, amelyek alapján a szoftverek megfelelnek a 335/2005. (XII. 29.) kormányrendeletben foglalt iratkezelési szabályoknak. A rendelet meghatározza az egyes iratkezelési folyamatokkal szemben támasztott követelményeket, az adatmentés, az archiválás, a naplózás és más informatikai rendszerekkel való adatkapcsolat követelményeit, a jogszabály melléklete pedig részletesen felsorolja a rendszer által kezelt leíró metaadatokat. A fenti követelmények teljesülését piaci alapon működő tanúsító szervezetek ellenőrzik, és az ISZ-ek megfelelősége esetén három évre érvényes tanúsítványt állítanak ki. A tanúsító szervezeteket szintén a KIF választja ki a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 43/2013. (II. 19.) kormányrendelet alapján. A kijelölés alapján a következő szervezetek végezhetik az Iratkezelő Szoftverek tanúsítását. A KIF jelenleg 67 db tanúsított ISZ-t tart nyilván a közfeladatot ellátó szervek teljes köre tekintetében, ezek közül a központi államigazgatási szervek 15 féle ISZ-t használnak. Nem tanúsított szoftverek ma már nem lehetnek forgalomban, illetve alkalmazásban közfeladatot ellátó szerveknél.
