Szatucsek Zoltán: A kormányzati szerkezetátalakítás és az elektronikus iratok sorsa. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 24–30.
kezdte építeni, a Közlekedési Főfelügyelet szakmai adatbázisához pedig betekintői hozzáférést kapott. OPNI — betegnyilvántartás A nagy múltú pszichiátriai intézet iratainak sorsa nagy figyelmet kapott nemcsak a sajtóban, de az országgyűlésben is. Az OPNI működésének iratai mellett senki sem vonta kétségbe a 19-20. századi kórrajzok maradandó értékét, és egyértelmű volt a levéltári álláspont, hogy azok megőrzéséről valamilyen módon gondoskodni kell. Az intézmény 2000. óta a Hospitaly program segítségével elektronikusan rögzítette a kórdokumentációt. Az OPNI jogutód nélkül szűnt meg. Az egyes osztályok különböző egészségügyi intézményekben lettek elhelyezve, magukkal vitték a Hospitaly program rájuk vonatkozó részét. A tapasztalatok értékelése Összefoglalva a példák tapasztalatait elmondható, hogy a lezárt iratkezelési rendszereket és szakmai nyilvántartásokat az utódszervezet különböző intenzitással használja. Még az EMMA is elérhető, és az OMMF részére adatot szolgáltat. A használatot az utódszervezet adatmigrációval biztosítja, vagy migráció nélkül tovább használja az eredeti alkalmazást az eredeti adatokkal. Mind a két esetből származnak problémák. A migráció során akkor is történik adatvesztés, ha a cél az információk teljes körének migrációja. A vizsgált szervezeteknél azonban nem is törekedtek erre és az adatok meghatározott körét a migrációkor figyelmen kívül hagyták. Az utódszervezet számára kevéssé fontos az alkalmazási szinten lévő funkciók figyelmen kívül hagyása, vagyis a hagyományos fogalmaink szerinti selejtezés, így a levéltári kontroll nélküli migráció mindenképpen kikezdi a köziratok levéltári felügyeletének ésszerű és következetes elveit, amelynek során a levéltáros az iratanyag egészének ismeretében határozza meg a maradandó értéket. A nem migrált adatállományoknál az adatállomány egészének az elvesztése jelenti a kockázatot. Az ügyviteli értékének aktív periódusán túljutott adatbázis fenntartása nem jelent az iratképző számára közvetlen értéket, levéltári és iratkezelési kontroll hiányában ezek az állományok előbb-utóbb törlésre kerülnek. A fentiekből két következtetés adódik. Az egyik, hogy az iratkezelésben végbemenő technológiaváltás kikezdi a proveniencia hagyományos fogalmát3 , a másik pedig, hogy az iratanyag fokozottan veszélyeztetett. A levéltártudományt az különbözteti meg az információtudományok egyéb ágaitól, hogy figyelme középpontjába az információ eredetét állítja. Talán az egyetlen4 , de mindenképp legmeghatározóbb tézise a proveniencia elve. Akinek volt türelme végigolvasni a fenti történeteket, könnyen beláthatja, hogy milyen problémákkal kell majd szembesülnie annak a levéltárosnak, akinek a fenti adatállományok leírása és értelmezése lesz a feladata. A jelenlegi helyzet szerint leírás és metaadatok nélküli táblákból kell még azt is rekonstruálnia, hogy melyik szerv iktatási adatállományáról van szó. A papíralapú világ-3 A problémakört illusztrálja a kilencvenes évek elején a tárgyban született nagyszámú írás. CHARLES DOLLÁR megoldásként a kontextuális információk gyűjtésére helyezi a hangsúlyt, DÁVID BEARMAN viszont fellazítva a proveniencia fogalmát a funkcionalitásra hívta fel a figyelmet, ami a modemitás intézményorientált társadalomképének megváltozását is tükrözi. 4 HORSMAN, P?.\ „ Taming the elephant: An orthodox approach to the Principle of Provenance. " The Principle ofProvenance. Stockholm, 1994. 28
