Szaniszló Ferenc: Számítógépes szervnyilvántartás a Heves Megyei Levéltárban. Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. 21–26.

SZANISZLÖ FERENC Számítógépes szervnyilvántartás a Heves megyei Levéltárban A munka előkészítése A Heves megyei Levéltár gyűjtőkörébe tartozó szerveket 1974 óta olyan doszsziérendszerben tartjuk nyilván, amelyben minden egyes értékhatár feletti szervnek folyamatos sorszámozású, ún. Szd. (szervdosszié) számú iratgyűjtője van. Ezekben minden olyan irat megtalálható, amely a gyűjtőterületi munka során keletkezett: a szervvel történt levelezéseken kívül az iratkezelési szabályzat és az irattári terv, a helyszíni ellenőrzések jegyzőkönyvei, a jóváhagyott selejtezési, valamint az átadás-átvételi jegyzőkönyvek megfelelő példányai is. A dossziékon belül iratjegyzéken történik az iktatás; a levéltár általános iktatókönyvébe az ilyen jellegű iratok nem kerülnek be. A rendszerben történő gyors eligazodást egy, a szervek neve szerinti betűrendes mutató segíti elő. Tervezési, ellenőrzési és statisztikai szempontokat figyelembe véve, 1980-tól kezdve a dossziérendszert egy peremlyukkártyás nyilvántartás egészíti ki. Egy-egy kártyán a szervdosszié számát, a szerv nevét, címét, területi és ágazati hovatartozását, szervtípusát rögzítettük, ezeken kívül adatokat tartalmaznak az iratkezelési szabályzat minőségére, az irattár állapotára, az irattáros végzettségére, az iratanyag rendezettségére és mennyiségére, a gépi adathordozók esetleges meglétére vonatkozóan. Továbbá az ellenőrzéseknek, a helyszíni és a jegyzőkönyvek alapján történt selejtezéseknek az időpontját is jelölni lehet a kártyákon. Bár e jól bevált rendszer a különféle szempont szerint csoportosítható adatgyűjtéseket gyorsan és jól szolgálta, kísérleti jelleggel elkészítettük az e rendszeren alapuló számítógépes nyilvántartást is. Ennek lehetőségét az teremtette meg, hogy 1984 végén intézményünk egy Commodore—64 típusú számítógépet állíthatott munkába. A korábbi rendszer lényegén nem változtattunk, bizonyos módosításokat csak az időközben felmerülő gyakorlati igények érdekében hajtottunk végre. Ezek közül a leglényegesebb az volt, hogy a korábbi Szd. számokat elhagytuk, a szerveket fondfőcsoportokba osztottuk be, s minden szervnek az egyes fondfőcsoporton belül 1-től kezdődően folyamatos sorszámot adtunk. Ezt a munkát összekötöttük bizonyos értékhatár-vizsgálattal is, s így összesen 548 szervet tartunk nyilván. A rendelkezésre álló iratokból és a korábban nyilvántartott adatokból minden szervről elkészítettük a SZERVNYILVÁNTARTÁS című kartont (1. sz. melléklet). Ezen feltüntettük az egy-egy szervre vonatkozó legfontosabb adatokat. Ez a karton szolgál a számítógépre való adatbevitel gépi bizonylatául is, de megfelelően rendszerbe rakva egyszempontú keresésre is alkalmas. (A kartonon levő rövidítések feloldása: V = van, N = nincs, J = jó, R = rossz.) 21