Mikó Zsuzsanna: E-archívum – az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. 20–25.

A program tartalmazza a letéti naplót. A napló két részből áll: a letéti gyarapodási és a letéti fogyatéki naplóból. Erre a naplóra is az előzőekben leírt elvek vonatkoznak. A kölcsönzési napló és az átmeneti napló a Rendelet által előírt adatmezőket tartalmazza. A Rendelet előírása szerint minden naplót az év végén ki lehet nyomtatni. A program egyik jelentős része a szervnyilvántartás. A szervnyilvántartás tartalmazza a szervre vonatkozó alapadatokat, amelyek a szerv működésére vonatkoznak. Itt van lehetőség a szerv jogelődeinek, illetve jogutódainak feltüntetésére is, ezt a kapcsolatot a program grafikusan is megjeleníti. Tartalmazza a kapcsolattartáshoz szükséges alapvető információkat, amelyek elsősorban a címére, illetve az iratkezelésért felelős személy elérhetőségére vonatkoznak. A program lehetőséget ad a szerv működésére vonatkozó szabályzatok (iratkezelési szabályzatok, szervezeti és működési szabályzatok, alapító okiratok stb.) és a működésére vonatkozó jogszabályok nyilvántartására. Lehetőség van az irattárakra és az iratkezelésre vonatkozó adatok nyilvántartására. Külön adatmezők állnak rendelkezésre a szervnél folytatott selejtezések adatainak rögzítésére, illetve az átadásra került maradandó értékű iratanyagok átadására vonatkozó leírásokra. A program lehetőséget ad az iratkezelés ellenőrzés során felvett jegyzőkönyvek, selejtezési jegyzőkönyvek és az átadás-átvételi jegyzőkönyvek csatolására is. A program egyedi igények szerinti alakíthatóságát a segédtáblák biztosítják. A segédtáblák teszik lehetővé a speciális igények szerinti jellemzők megjelenítését. Az egyik legfontosabb segédtábla, amelyet már a bevezetőben is említettem, a levéltári szintek segédtáblája. Itt minden levéltárnak magának kell kialakítania a levéltár szintjétől lefelé a fondfőcsoportok/szekciók, fondcsoportok/levéltárak, fondok és állagok egymásra épülését. A struktúra korlátlanul bővíthető, tehát az egyes szintek közé is beilleszthetők újabbak, illetve lefelé is tovább bővíthetők. A struktúrát már csak azért is célszerű jól kialakítani, mivel ennek segítségével fond- és állagjegyzéket lehet a programból exportálni. A törzskönyvhöz kapcsolódó segédtábla a raktári egység típusok nyilvántartását segítő táblázat. Itt lehet felvenni azokat a raktári egység típusokat, amelyek közül a felhasználó majd a törzskönyvi alapadatok legördülő mezőjében kiválaszthatja a megfelelőt. Lehetőség van arra is, hogy a raktári egység típusokhoz iratfolyóméter adatot rendeljünk, amellyel aztán a program majd automatikusan számolni fog. A törzskönyvhöz kapcsolódó segédtábla még a raktári helyek felvitelére és a kutatási korlátozások rögzítésére szolgáló segédtábla. Ez utóbbiban lehet feltüntetni a korlátozásra vonatkozó jogszabályokat, letéti korlátozásokat, illetve egyéb okokat (pl. állományvédelem). A naplókhoz kapcsolódó segédtábla a gyarapodás, illetve a fogyaték jogcímeit tartalmazó táblázat. Itt lehet feltüntetni a Rendelet által részletezett jogcímeket (maradandó értékű irattári anyag illetékességből történő átvétele, levéltári anyag illetékességből történő átvétele más levéltárból, vásárlás stb.). A szervnyilvántartáshoz kapcsolódik a legtöbb segédtábla. A szervnyilvántartás alapadatainál a szervtípusokat és jogcímeket, a szerv működésénél a cégformákat, cégállapotokat és az iktatási rendszereket lehet rögzíteni. Külön segédtábla áll rendelkezésre a szervek működésére vonatkozó jogszabályok, a működési szabályzattípusok és az iratke-23