Mikó Zsuzsanna: E-archívum – az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. 20–25.

5. kölcsönzési napló 6. átmeneti napló 7. raktári jegyzék A fentieken túl a program lehetőséget ad még fond ismertetés készítésére és a fondokhoz, illetve állagokhoz való hozzárendelésére. Korlátozott módon lehetőséget ad statisztikai adatgyűjtésre is. A program a törzskönyvi alapadatok felhasználásával fond- és állagjegyzéket generál. A szakmai bizottság döntése értelmében a szervnyilvántartás vezetésére is az egységes program keretei között kerül sor. Ezen kívül még a Magyar Országos Levéltár a levéltárak adatait is ezen programban tartja nyilván. A törzskönyvi nyilvántartás alapját az általunk áttekintő törzskönyvi struktúrának nevezett hierarchia képezi. A hierarchia tükrözi mind a szekciórendszer, mind pedig a fondfőcsoportos rendszer felépítését. A hierarchia korlátlanul bővíthető szintrendszer segítségével épül fel, az egyes levéltári szintek egymásra épülését és elnevezését a levéltár maga alakíthatja ki. Tehát lehetőség van olyan szintek felvételére is, amelyek nem levéltári szintek, hanem a hagyomány által kialakított összefoglaló elnevezéseket tartalmazzák. Az egyes szintek kialakítására és a segédtáblában való rögzítésére az adminisztrátor jogosultsággal rendelkezőnek van lehetősége. Ez komoly felelősséget is jelent, hiszen a levéltáros felhasználó ennek segítségével alakítja ki a struktúrát, tehát egységesíteni kell és munkautasításban is célszerű rögzíteni, hogy mely szinthez milyen irategység vehető fel. Ennek az a jelentősége, hogy ha az adott szinthez a felhasználó már iratanyagot rendelt, akkor azt a szintet a segédtáblából már elég körülményes kitörölni. Ebben a teljesen rugalmasan változtatható struktúrában egyetlen kötött pont van, az általunk iratszintnek nevezett szint. Ez a jelenlegi struktúrában a fond vagy állag. A levéltáros ezen a szinten tölti ki a törzskönyv terjedelmi és évkor adatait, a fenti szinteken a program ezeket már csak összesíti, ott az adatokat a levéltáros már nem tudja szerkeszteni. Azt, hogy az adott ágon a fond vagy az állag az iratszint, azt a levéltáros az irategység struktúrába való felvételekor maga döntheti el. Az iratszintnek tekintett fond és állag alá is fel lehet venni még szinteket, tehát pl. sorozatok kialakítására is sor kerülhet, azonban ezeknek a szinteknek az adatait felfelé nem összegzi a program. Tehát a törzskönyvi nyilvántartás gerincét az áttekintő törzskönyvi struktúra képezi, itt történik az új irategység felvétele, az irategység törzsszámának, megnevezésének módosítása, az irategység áthelyezése, a megszűnt irategységek adatainak nyilvántartása. Az új irategység felvételekor a levéltárosnak a törzsszám és megnevezés megjelölése mellett az irategység levéltári szintjét is ki kell jelölnie. A program elvégzi az új irategység törzsszámának ellenőrzését, vagyis figyelmeztet arra, ha a felvenni kívánt törzsszám akár a létező, akár a megszűnt irategységek között már megtalálható. A törzsszám ellenőrzése arra is kiterjed, hogy a törzsszám első eleme megegyezik-e az adott szekció, illetve fondföcsoport betűjelével, illetve számával. Lehetőség van keresésre is, a program módot ad arra, hogy a törzsszám beírásával a struktúrában a megfelelő irategységre mutasson a program. Ezen kívül lehetőség van a megnevezés és évszám szerinti keresésre, illetve a különböző levéltári szintek és a rendezettség szerint is kilistázhatok az irategységek. Az új irategység felvétele után kerülhet sor a törzskönyvi nyilvántartás adatainak kitöltésére. A törzskönyvben a Rendelet által előírt adatokon túl minden esetben megte-21