Markó György: Levéltári segédlet készítése a Hadtörténelmi Levéltárban számítástechnikai eszközök alkalmazásával. Levéltári Szemle, 38. (1988) 1. 50–55.
őrzési egységeik sorszámait. Végezetül a cédulákat a katonai szervezetek szerint az évszámok növekvő sorában kiválogatta. Most az iratanyag levéltári referense következett: a hadsereg szervezeti felépítésének megfelelően, a már említett fondjegyzék szerkezetéhez hasonlóan csoportosította a leendő segédlet „nyersanyagát". Azaz az országos katonai hatóságokat a katonai területi hatóságok, parancsnokságok és alakulatok; a kórházak, üdülők, egészségügyi alakulatok; a katonai bíróságok és ügyészségek; a katonai tanintézetek, tanfolyamok, kiképző táborok; végezetül a katonai intézetek, raktárak, javító üzemek és egyéb szervek követték. A fenti főbb csoportok természetesen fegyvernemek, szolgálati ágak szerint tovább tagolódtak. A munka további fázisaiban vettük igénybe a számítástechnika eszközeinek segítségét. Egy nyugdíjas munkatársunk a megfelelően csoportosított cédulák adatait egy PRIMO A—64 típusú számítógépbe táplálta. (Az eredeti gépet előzőleg nyomógombos billentyűzettel láttuk el!) A feladathoz BASIC nyelven egy sajátos szövegszerkesztő program készült. Ezt az indokolta, hogy a hasonló feladatkört betöltő katonai szervezetek elnevezése tipizált, csak a hadrendi számban különbözik. A program kezelője szabadon definiálhatott sűrűn használt, akár több szóból álló kifejezéseket (pl. honi légvédelmi tüzér ezred) és azokat később bármikor felhasználhatta munkája során. Becslésünk szerint ezzel körülbelül kétharmadára csökkent a betáplálás ideje. A már feldolgozott anyagot természetesen időnként kazettára mentette ki. A teljes anyag gépre vitele után tételenkénti visszaellenőrzés, majd a javítások elvégzése következett. Egy másik program segítségével történt meg a „kézirat" nyomtatásra kész formára tördelése. A korábban kazettára kimentett adatokat visszaolvasva a számítógép 1001-től kezdve sorszámmal látta el az iratképző szerveket. Mivel évente kétféle iratsorozatot (titkos, illetve nyílt iratok) vettünk át külön-külön jegyzéken a MN Központi Irattártól, ezért a program az adott szerv megnevezése alatt két oszlopban csoportosította a hozzá tartozó adatokat. Egy-egy oldal nyomtatási képének kialakítása automatikusan történt, de természetesen mód volt a fejezetcímek, alcímek beszúrására is. Miért 1001-től számoztuk meg az iratképzőket? Az 1949—1956 közötti évek jegyzékei 997 katonai szervezet iratairól adtak számot, logikus volt szembetűnően megkülönböztetni ezeket az 1957-et követőktől. Eleve úgy terveztük ugyanis, hogy az új segédletet olyan mutatókkal látjuk el, amelyek az 1949—1969 közötti teljes anyagot felölelik. Mindenképpen szükség volt egy szám szerinti mutatóra (említettük már a hadrendi számok fontosságát) és biztosítani kellett valamiképpen a betű szerinti visszakeresés lehetőségét is. A két segédlet felépítése a levéltár fondjegyzékét követte, amely a szerveket a katonai hierarchiában elfoglalt helyük és alapvető feladatkörük szerint csoportosította. így viszont messze kerültek egymástól egyazon fegyvernem alakulatai, illetve kiszolgáló alegységei. A légierő történetét kutató azonban együtt akarta látni a fegyvernemi parancsnokságot, a harci ezredeket, a repülőtéri karbantartó századokat, az egészségügyi intézményeket és a speciális raktárakat is! Ugyanakkor azonban pl. egy légvédelmi híradó zászlóalj iratai egyaránt érdekelhetik úgy a légvédelmi csapatok történetét, mint a híradó szolgálati ág fejlődését kutatókat. A megoldást a hadseregnek a kívülálló számára talán merevnek tűnő, de igen szabatos nyelvezete kínálta. Egy olyan indexet kellett készíteni, ahol az adott iratképző szerv nevének valamennyi értelmes tagja betűrendi besorolásának megfelelően szerepel. Képzeljünk el egy papírlapot, ahol a lap közepén egy függőleges tengelyhez képest eltologatjuk az adott nevet úgy, hogy a betűrend a tengely jobb oldalán érvényesül! Egy fiktív példával illusztrálva: 51
