Künstler Ferenc: A levéltárak középtávú informatikai stratégiája és feladatterve, 2006–2010. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. 3–19.

4. A levéltár saját elektronikus ügyintézése és PR-tevékenysége A feladat megnevezése (címe): A levéltár saját elektronikus ügyintézése és PR-tevékenysége A feladat leírása (tartalma): A levéltár saját elektronikus ügyintézésének megszervezése, valamint PR-tevékenysége két önálló feladatként jelenik meg. 1. Elektronikus ügyintézés: a közlevéltárnak, tehát a közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű iratanyaga megőrzőjének — alkalmazkodva a modern ügyintézés kihívásaihoz— fokozatosan át kell térnie az elektronikus alapú belső ügyintézésre. 2. PR-tevékenység: elsődleges érdek, hogy a levéltár a fenntartója, a politikai döntéshozók és a társadalom előtt egyaránt tudatosítsa és átláthatóvá tegye, valamint megjelenítse mind sajátos funkcióit, mind tevékenységét és szolgáltatásait; informatikai környezetben ennek alapvető és alacsony forrásigényű eszköze a honlap működtetése A teljesítés feltételei: Az elektronikus ügyintézés, valamint a honlap kialakításának és üzemeltetésének személyi, tárgyi és technikai feltételeinek megteremtése. A teljesítés függőségei (feltételezetten teljesült feladatok): 1. Elektronikus ügyintézés: személyi, tárgyi, technikai és pénzügyi feltételek megteremtése. 2. PR-tevékenység: a kulturális honlapokra vonatkozó EU-s ajánlás (MinervaPlus program), valamint a KITEB 19. sz. ajánlásának alkalmazása, a honlapok ennek megfelelő kialakítása. Mindkét esetben a végrehajtás alapfeltétele a döntéshozók következetes és felelős támogató tevékenysége az elektronikus ügyintézés és a honlap kínálta egyszerűbb, hatékonyabb, egyben állampolgár és munkavállaló-barát lehetőségek kihasználásának előmozdításával. Származó előnyök, várható eredmények: 1. Az elektronikus ügyintézés által a levéltári munkafolyamatok átláthatóbbakká, gördülékenyebbekké és ellenőrizhetőbbé válnak. Az ügyiratok és az ügyintézés menete nyomon követhető lesz. Könnyebbé válik a visszakeresés, az éves beszámolók, statisztikák, elemzések készítése. Kevesebb ügyviteli alkalmazottat kíván. Biztonságosabb a saját ügyiratok archiválása. 2. A honlap létrehozása, üzemeltetése, tartalommal való feltöltése lehetővé teszi a levéltár számára, hogy a rendszeres levéltár-látogatókon (kutatókon) kívül szélesebb célcsoportokat is meg tudjon szólítani. A levéltár szolgáltató levéltárrá válik, ezzel is megerősítve fontosságát és létjogosultságát az információs társadalomban. Sikerkritériumok: Az elektronikus ügyintézés megvalósítása esetében: 1. Könnyen kezelhető, logikus felépítésű, egyéb felhasználói alkalmazásokhoz idomuló kliens modul. 2. Nem túl nagy hardver erőforrást igénylő, képzettebb felhasználó által is menedzselhető, platformfüggetlen szervermodul. 3. Rugalmasan skálázható rendszer. 4. Vezetői döntések és a végrehajtás ellenőrzése. A honlap kialakításának és üzemeltetésének esetében: 1. A meglévő ajánlásoknak megfelelő, állampolgár- és felhasználóbarát kialakítás. 18