Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.6. DIGITALIZÁLÁS • CSEH GERGŐ BENDEGÚZ - 7.6.4. A digitális anyag megőrzése, tárolása, kezelése - 7.6.5. A digitális anyag felhasználása
696 ■ 7. Levéltári informatika 7.6.4. A digitális anyag megőrzése, tárolása, kezelése A digitális anyag hosszú távú, biztonságos megőrzése, valamint folyamatos használhatóvá tétele alapvető célja minden levéltári digitalizálási programnak. A digitális állományok tartós megőrzése érdekében az alábbi alapelveket kell figyelembe venni. ♦ A digitális képfájlokat, illetve az ezeket kezelő adatbázisokat erre rendszeresített szerverszámítógépen kell tárolni és a program céljaitól függően hozzáférhetővé tenni. A szerverszámítógépet megfelelő hardveres és szoftveres védelemmel kell ellátni az illetéktelen behatolás vagy a vétlen károkozás megelőzése érdekében. ♦ A szerverszámítógépen tárolt adatokat rendszeresen menteni kell, hordozható tárolóeszköz alkalmazásával a biztonsági másolatokat a szerverszámítógéptől fizikailag is elválasztva, betörés- és tűzbiztos helyiségben kell őrizni. ♦ Az ún. mesterpéldányokat (master file) két, egymástól eltérő - optikai (CD, DVD) vagy mágnesszalagos (például DLT) - adathordozóra is el kell menteni. ♦ Az adathordozók speciális öregedési tulajdonságokkal bírnak, ezért a levéltárnak az adott tárolóeszközökre vonatkozó élettartam lejárta előtt új adathordozóra kell átírnia a megőrizni kívánt adatokat. ♦ Lehetőség szerint ne használjunk jogvédett fájlformátumokat, valamint nem szabványos adathordozókat az adatok biztonsági mentésére. ♦ A mesterpéldányt soha ne módosítsuk (például képjavító eszközökkel), ne alakítsuk át tömörített fájlformátumúvá. ♦ A digitalizált állományok kezelését, biztonsági másolatainak elkészítését rendszeresen naplózni, a feladatok elvégzését pedig ellenőrizni kell. (A digitális anyagok őrzésével és kezelésével kapcsolatos állományvédelmi ismereteket a 6.6. alfejezet tartalmazza.) 7.6.5. A digitális anyag felhasználása A digitalizált levéltári anyagot a program eredeti célkitűzéseinek megfelelően többféleképpen használhatjuk fel. A digitalizálás elsősorban az iratok könnyebb hozzáférését, közzétételét elősegítő módszer, ennek megfelelően ezen állományok legfontosabb felhasználási területe a kutatás biztosítása (akár a levéltár kutatótermében, akár az interneten keresztül), az ismeretterjesztés, valamint különböző típusú levéltári kiadványok elkészítése. Mindhárom felhasználási területen figyelembe kell venni az alábbi alapelveket. ♦ A digitalizálás elsődleges eredményeként létrejött ún. mesterpéldányok általában rendkívül nagy méretű fájlok, amelyek képernyős megjelenítésre csak nehézkesen, internetes közzétételre pedig közvetlenül egyáltalán nem alkalmasak. (Bizonyos esetekben elképzelhető, hogy letölthetővé teszünk eredeti méretű fájlokat is, ekkor azonban számolni kell a letöltési idő megsokszorozódásával.) ♦ A mesterpéldányból - annak változatlan formában való megőrzése mellett - képfeldolgozó programok segítségével olyan kisebb méretű, alacsonyabb fel
