Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.6. DIGITALIZÁLÁS • CSEH GERGŐ BENDEGÚZ - 7.6.1. A levéltári digitalizálás előnyei, kockázatai, alapelvei - 7.6.1.2. Alapkövetelmények
7.6. Digitalizálás ■ 687 ♦ A digitalizálási programok legfontosabb hozadéka az iratanyagok használatának, felhasználhatóságának nagymértékű kiterjesztése. A digitális adatállományok könnyen, gyorsan és kevesebb emberi munka igénybevételével juttathatók el a felhasználókhoz, mint analóg megfelelőik. ♦ A szakszerűen elkészített digitális másolatok minősége általában lehetővé teszi az eredetivel egyenértékű, bizonyos esetekben pedig a jobb minőségű vizuális (hangállományok esetében akusztikai) megjelenítést. ♦ A karakterfelismerő programok (OCR) révén szöveges állományokká alakított képfájlok teljes szövegű keresést tesznek lehetővé, a digitális állományok indexelési, kereszthivatkozási lehetőségei pedig nemcsak hatékonyabbá teszik az iratanyag kutatását, hanem adattartalmának mélyebb feltárásához is számtalan új lehetőséget nyújtanak a felhasználóknak. ♦ A digitális másolatok használata révén nagymértékben csökken az eredeti iratanyagok kutatásával, használatával járó kockázat, az iratok károsodásának a veszélye. A levéltári digitalizálás tehát elsősorban a levéltáraknak az érdeklődők mind szélesebb rétege számára hozzáférhetővé tétele érdekében használatos eszköz, és csak másodsorban az intézményi állományvédelem módszere. A levéltári digitalizálás egyértelmű előnyeit nem aknázhatja ki az az intézmény, amelyik az ilyen vonatkozású programok kétségkívül fennálló kockázataival nem számol. Az egyszeri digitalizálás önmagában nem jelent nagyobb kockázatot az iratanyagra, mint az egyszeri fénymásolás vagy mikrofilmezés, ez pedig - megfelelően előkészített és megvalósított programok esetében - meg sem közelíti az iratanyag napi használata (kutatás, ismételt fénymásolás) során fellépő károsító hatásokat. A komoly digitalizálási programot vállaló levéltáraknak, pontosabban a fenntartóiknak a digitalizálás egyszeri költségein túl hosszú távú pénzügyi elkötelezettséget kell vállalniuk a digitális állományok és az ezeket kezelő adatbázis (ok) folyamatos fenntartására, szükség szerinti karbantartására, konverziójára és biztonságos megőrzésére. A digitális adatállományok - mint az elektronikus iratok általában - jellegükből adódóan sérülékenyek, használhatóságuk pedig fokozottan hardver- és szoftverfüggő, ezért a nem kellően megalapozott digitalizálási programok esetében az adatvesztés kockázata jelentősen megnőhet. A fentiek miatt sem tekinthetők a levéltári anyag digitális másolatai egyúttal biztonsági másolatoknak (lásd ezzel kapcsolatban, részletesebben a 7.8.2. pontot). 7.6.1.2. ALAPKÖVETELMÉNYEK ♦ A digitalizálás elsősorban a levéltári iratok használhatóságát, hozzáférhetőségét szélesítő eszköz, a digitalizálási stratégia ezért a levéltár „nyilvánossági stratégiájának” része kell legyen, ugyanakkor a folyamatnak az intézményi informatikai, valamint állományvédelmi stratégiába is illeszkednie kell.
