Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.

7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS • KÖRMENDY LAJOS - 7.3.2. A levéltári leírás - 7.3.23. Az EAD

7.3. Levéltári információ és leírás • 665

♦ sok digitális komponensből állhatnak (azaz nemcsak szöveg-, hanem kép- és hangfájlokból is),

♦ adatokat cserélhetünk hálózaton belül, ún. pointerek (mutatók) révén más iratokra ugorhatunk a saját rendszerünkön belül vagy kívül,

♦ indexáló- és keresőrendszereket működtethetünk adatelemek szerint (például cím, szerző, lábjegyzet), fejezetek vagy egyéb logikai egységek szerint navigálhatunk, hierarchikus struktúrát építhetünk fel.

Az SGML/XML-lel bármilyen karaktert megjeleníthetünk. Az alapkarakterektől eltérő (ékezetes) betűket tetszés szerinti (de következetesen alkalmazandó) karakterkombinációval helyettesíthetünk, azaz saját szabványt állíthatunk fel. A szabály csak az, hogy ezeket a kombinációkat & és ; jelek közé kell zárni (a 15. képen az á betűt az á betűkombináció helyettesíti, az é betűt pedig az é). Az alkalmazói szoftvert természetesen „meg kell tanítani” arra, hogy helyesen jelenítse meg az ékezetes betűket.

Bár az SGML/XML nem foglalkozik a formával, a formai megjelenítésre külön készíttetünk stíluslapot (stylesheet). Előny, hogy egy irathoz különféle célokra különböző stíluslapokat készíthetünk, ezáltal különféleképpen jeleníthetjük meg az iratot, anélkül hogy magát a szöveget tartalmazó fájlt módosítanánk.

Az EAD tulajdonképpen egy SGML/XML-szintaxist alkalmazó levéltári DTD. Szabvánnyá azáltal válik, hogy adatelemeit a levéltárosi közösség elfogadja és alkalmazza. Jóval több adatelemmel (146-al) operál, mint az ISAD(G) és az ISAAR (26, illetve 31), ráadásul mindehhez járul még 101 attribútum, ami jól mutatja, hogy ez a szabvány jóval részletesebb, mint a másik kettő. Nézzünk meg néhányat az elemek közül:

♦ <archdescr> Archival Description (levéltári leírás): magas szintű információelem, ami keretként szolgál a leírandó információk többsége számára.

♦ < did > Descriptive Identification (leíró azonosítás): gyűjtőelem a leírandó levéltári anyag azonosítóinak.

♦ <unittitle> Title of the Unit (az egység címe): a leírandó levéltári anyag címe.

♦ <unitdate> Date of the Unit (az egység dátuma): a leírandó levéltári anyag időköre.

♦ <physdesc> Physical Description (fizikai leírás): gyűjtőelem a leírandó levéltári anyag fizikai jellemzőinek, például formátum, terjedelem, méret.

♦ <extent> Extent (terjedelem): a fizikai leíráselem egyik részeleme a leírandó levéltári anyag terjedelmének leírására.

♦ <abstract> Abstract (kivonat): a levéltári anyag rövid leírása, azaz a tartalom. Most lássunk néhány attribútumot:

♦ Audience (publikum): a leírt adatokhoz hozzáférők köre; lehet korlátozás nélküli, illetve belső használatra.

♦ Inclusive (bezárólagosan): az adat (például dátum) bezárólagosan értendő.

♦ Level (szint): a leírandó levéltári anyag szintje; lehet gyűjtemény, fond, állag, sorozat stb.