Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS • KÖRMENDY LAJOS - 7.3.2. A levéltári leírás - 7.3.23. Az EAD
662 • 7. Levéltári informatika 7.3.2.3. AZ EAD A harmadik nagy hatású nemzetközi szabvány, a kódolt levéltári leírás (angolul Encoded Archival Description, a rövidítése: EAD) kidolgozásához 1993-ban kezdtek a kaliforniai Berkeley Egyetemen, és 1998-ban született meg az első verzió, majd 2002-ben a második. Az EAD már kimondottan informatikai alkalmazásra készült - az ISAD(G) és az ISAAR alapján elméletileg lehetséges hagyományos segédleteket is készíteni, de nem érdemes -, és kezdetben nagyon erősen érezhető volt rajta az amerikai könyvtárosi hatás, a második kiadást viszont már igyekeztek összhangba hozni az ISAD(G)-vel. Az EAD kidolgozásakor a következő követelményeket tartották szem előtt: ♦ Legyen nyílt kódú (bárki által megismerhető, ezáltal felhasználói alkalmazások - célszoftverek - írhatók az adatok kezelésére). ♦ Legyen szoftverfüggetlen. ♦ írja le megfelelően a hagyományos levéltári, könyvtári és múzeumi segédleteket. ♦ Jelenítse meg az egymással (hierarchikusan vagy nem hierarchikusan) összefüggő levéltári információkat, és tegye lehetővé a szintek közötti mozgást. ♦ Támogassa az elemspecifikus indexelést. ♦ Tegye lehetővé a rendszerek közötti interaktív kapcsolatokat (adatlekérdezés, adatáttöltés, adatcsere). Nyilvánvaló volt, hogy a szabványhoz szükséges adatformátumot (keretet) a piacon lévők közül kellett kiválasztani, hiszen a levéltárak is részei az információs társadalomnak, éspedig az alábbi követelményeknek megfelelően: ♦ A célnak megfelelő legyen (sokféle igényt kell kielégíteni, egyesek szöveget keresnek, mások iratok képeit kívánják átnézni, megint mások publikálni akarnak képeket, stb.). ♦ Szabadon felhasználható és széles körben elterjedt legyen (azaz ne védje szerzői jog, mert az mindig hardver-, illetve szoftverfüggőséget jelent, néha jogdíjköteles is; az elterjedtség garantálja a széles körű használhatóságot). ♦ Hordozható és időálló legyen (az őrzés és konvertálás adatvesztés nélkül történjen, ami egyben időtállóságot is jelent). ♦ Adatgazdag legyen (képes legyen magába fogadni a sokszínű, összetett levéltári adatokat, iratokat). A levéltári iratok jellemzője az összetettségük, méghozzá minden szinten. Egyrészt az irategyüttesek között vannak kapcsolatok, de az egyes iratoknak is vannak komponensei (metaadat, grafika, szöveg, a szövegen belül fejléc, tárgy, címzett stb.). A komponensek általában több fájlban vannak, amelyekhez kell egy olyan összefoglaló dokumentum, ami leírja a helyüket, a szekvenciájukat, valamint az egymáshoz való viszonyukat, ehhez viszont kell egy szintaktus, ami egyrészt a leírás eszköze lesz, másrészt aminek a segítségével az elemek lekérdezhetők és lokalizálhatok lesznek. Ilyen leíró nyelv az SGML, az XML vagy a HTML, amelyek jelölésekkel (markup) operálnak. Ahhoz, hogy az EAD-t megértsük, először ezeket kell röviden megvizsgálnunk.
