Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.3. LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ ÉS LEÍRÁS • KÖRMENDY LAJOS - 7.3.1. A levéltári információ - 7.3.1.2. A levéltári információ megközelítése
7.3. Levéltári információ és leírás ■ 657 7.3.1.2. A LEVÉLTÁRI INFORMÁCIÓ MEGKÖZELÍTÉSE A levéltári információnak két olyan jellemzője van, ami azt egyedivé teszi, amit nem találhatunk más hasonló rendszerekben, például a könyvtáraknál. Az egyik a fentebb taglalt kapcsolatrendszer, ami a szisztéma hierarchikus jellegét adja, a másik a kontextusok léte. A hierarchikus felépítés és a kontextusok alkalmazása rendkívül bonyolulttá teszi a levéltári anyag feldolgozását és az információ visszakeresését, mégsem mellőzhetők ezek, éspedig a következő okok miatt. Egyrészt egy fond jellemzően komplikált, gyakran komplex adatokat és információt tartalmaz magáról az iratképzőről és környezetéről, tükrözve az érintett személyek és dolgok közötti kapcsolatokat. Másrészt a fond iratai folyamatban képződnek, azaz időfolyamban; a folyamat alatt pedig az iratképző és a környezete változik, amely változást az iratoknak tükrözniük kell. Mind a komplexitás, mind a folyamat csak kapcsolatokkal és kontextussal képezhető és írható le. A levéltárakban alkalmazott kutatási módszerek alkalmazkodtak a fent leírt rendszerhez. A levéltári információ tartalmi részét általában a vertikális kapcsolatok révén éri el a kutató: a keresett iratot lépésről lépésre, egyre szőkébb körben lokalizálva közelíti meg, tehát az általánostól jut el a specifikusig. A levéltári szakirodalom ezt az eljárást néha hierarchikus, néha közvetett (indirekt) megközelítésnek nevezi, mindenesetre szöges ellentétben áll a könyvtári információmegközelítéssel, amit közvetlennek (direktnek) nevezhetünk. Ela információt keresünk egy (elektronikus) könyvtári katalógusban, akkor vagy a szerző neve, vagy a mű címe, vagy a besorolása alapján keresünk, és azonnal elérjük az információt, ha sikeres a keresésünk. A levéltári segédleteknek - legyenek azok hagyományosak vagy számítógépesítettek - tükrözniük kell mind a vertikális, mind a horizontális kapcsolatokat, és segédlettípustól függ, hogy mennyire hangsúlyosan. A fond- és állagjegyzékeknél a hierarchia megjelenítése alapvetően fontos, de például egy sorozathoz készült lajstromnál, amely az egymás mellé rendelt iratok (horizontális kapcsolat) jelzetét, évkörét és tartalmi összefoglalóját adja, már kevésbé fontos. A levéltári információ elérési módjának hagyományos eszköze az index, de a számítógépek szekvenciális keresési módja is ugyanebbe a kategóriába tartozik. A mutatók - eltekintve attól, hogy azoknak is lehet egy belső hierarchikus struktúrájuk - nem operálnak sem vertikális, sem horizontális kapcsolatokkal, azoktól függetlenek, és nagyon jól illik rájuk a számítógépes nyelvben elterjedt „random access” kifejezés, amit véletlenszerű vagy szabálytalan elérési módnak fordíthatunk. A levéltárakban a hierarchikus és a nem hierarchikus megközelítés, valamint a segédletek, amelyek az ilyen kapcsolatokat megjelenítik, egymás mellett léteznek, egymást kiegészítik.
