Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.2. LEVÉLTÁRI INFORMATIKAI STRATÉGIA ÉS TERVEZÉS • KÖRMENDY LAJOS - 7.2.3. Informatikai stratégia
7.2. Levéltári informatikai stratégia és tervezés ■ 653 déséhez. Az iratok digitális képei ugyanis önmagukban nem állnak meg, azokat leíró, kereshető (méta)adatokkal kell ellátni. ♦ Elektronikus kiadványszekesztés: a kiadványszerkesztés akkor tartozik a levéltári anyag feldolgozásának kategóriájába, ha az iratok tartalmára vonatkozó adatokat ír le. Ilyenek tipikusan a forráskiadványok vagy a levéltári segédletek. Ha az ilyen kiadványok forrása az előbb említett szakmai adatbázisok egyike, akkor jó hatásfokkal ki tudjuk használni az informatika lehetőségeit. ♦ Elektronikus könyvtári nyilvántartás: a könyvtári nyilvántartások csak közvetve járulnak hozzá a levéltári anyag feldolgozásához, ennek ellenére fontosak, és a levéltáraknak törekedniük kell egy megfelelő könyvtári nyilvántartás kialakítására. ■ Levéltári adatok kommunikálása ♦ Elektronikus kiadványok készítése: a magyar levéltárakban az elektronikus kiadványok jórészt átvették a hagyományosak szerepét, elsősorban azért, mert olcsóbbak és gyorsabban elkészíthetők. ♦ Adatközlés interneten: az internetes adatközlés sokkal szélesebb körű, mint az előbb említett elektronikus kiadványok. A levéltári honlapok nagyon széles körű információt közölhetnek a levéltárról magáról és a levéltári anyagról. 7.2.3. Informatikai stratégia Ha az előbb felsorolt általános munkaszervezési és gazdasági, valamint szakmai konkrét célokat meghatároztuk, akkor megalkothatjuk az informatikai stratégiánkat, ami nem más, mint a célok súlyozása, az eszközök és lehetőségek mérlegelése, és mindezek figyelembevételével a hosszú távú terv megalkotása. Fontos szempont, hogy egy komplex, minden fenti elemet tartalmazó, rendszerszemléletű tervet dolgozzunk ki. Az informatika hallatlan hatékonyságnövelő képessége a szervezőerejéből ered. Informatikai feldolgozás során általában nem új adatokat, információkat „gépesítünk”, hanem a már rendelkezésre állókat rögzítjük elektronikus módon, és soroljuk be egy átfogó rendszerbe. Alapszabály a redundancia (adatismétlés) elkerülése, ami csak rendszerben képzelhető el. Egy jó rendszerben minden mindennel összefügg, így egy adat több helyen, több vonatkozásban is felhasználható (például egy szakmai adatbázist használhatunk belső nyilvántartásra, a nem bizalmas adatokat közölhetjük interneten, illetve készíthetünk belőle CD-kiadványokat). A többszörös adatfelhasználás, illetve a különböző adatkombinációk rengeteg új értéket generálnak. Az egész informatikai tevékenység fundamentuma a szakmai munka, a hardver és a szoftver csak eszköz, amivel a szakmai eredményeket tudjuk kiaknázni. Ha a levéltár állománya nem megfelelően rendezett, ha nincsenek feltárva az adatok, akkor nem lehet adatbázist építeni, digitalizálni, nincs mit interneten kommunikálni. Ugyanakkor, ha nincs megfelelő informatikai stratégiánk, akkor a levéltári iratok adatainak többsége hozzáférhetetlen vagy nehezen kiaknázható marad.
