Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

7 A fájlok (megőrzési) formátumai

41 cióit csak komplex formátum tudja jól reprezentálni, ennek hiányában romlik a minőség. Tehát ebben a tekintetben is mérlegelni kell, és szükség esetén kompromisszumra kell jutni. Mindazonáltal sok levéltár és könyvtár kiadja azon formátumok listáját, amelyeket hosszú távon alkalmazni kíván. Vannak olyan intézmények, amelyek szigorúan korlátozzák az elfogadott formátumok számát, ilyen pl. a svájci Archives fédérales, illetve vannak olyanok, amelyek sokkal megengedőbbek, ilyen pl. a londoni vagy a washingtoni National Archives. A teljesség igénye nélkül, csupán tájékoztatás céljából érdemes felsorolni, hogy napjainkban az egyes irattípusoknál melyek a népszerű, és több tekintélyes intézmény által hosszú távú őrzésre elfogadott vagy ajánlott formátumok:  Strukturálatlan szövegek: PDF/A, TXT  Strukturált szövegek: XML, ODT, PDF/A  Táblázatok: XML, ODS, CSV  Adatbázisok: XML, CSV  Állóképek: TIFF, JPEG2000, PNG  Audio: WAV, WMA  Video: MXF, MOV, AVI  E-mail: XML, MBOX, EML Nem egyszerű dolog a formátumok azonosítása és ellenőrzése. A fájlkiterjesztés (pl. .TIFF, .PDF), ami elvileg jelzi, hogy milyen formátumról van szó, önmagában nem jelenti azt, hogy a fájl az, aminek hisszük. Sokféle formátum-variáció létezik a világban és sok nem felel meg a publikált struktúrának, specifikációknak. Ez azért lehet nagy baj, mert ha a fájl olvasásakor – amikor a szoftverünk próbálja használni a fájlt – vagy konvertálásakor derül ki az inkompatibilitás, az elérhetetlenné teheti az e-iratot vagy akár egy egész adatbázist. Az őrző intézmény csak úgy alkalmazhat migrálási stratégiát (lásd a 9.1. fejezetet!), ha a rendszerébe kerülő fájlokat azonosítja és ellenőrzi még konvertálás előtt. Ennek a munkának fontos eszközei a formátumregiszterek. Több van ilyen a világban, az alábbiakban a brit Nemzeti Levéltár által eredetileg belső használatra kifejlesztett, ma már az interneten bárki által elérhető PRONOM-regisztert ismertetem röviden.

45 45 Lásd: http://www.nationalarchives.gov.uk/aboutapps/pronom/#documentation