Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

4 A metaadatok

28 De a metaadatokat lehet más, pl. az e-iratok életciklusának szempontjából is csoportosítani:

23  Irattáriak: ezek a szerveknél az iratkezelő rendszer működése során az elektronikus iratokkal együtt, általában automatikusan generálódnak. Tartalmazhatják a szerző nevét, a keletkezés dátumát, az irat címét, minősítési fokát, az irathoz rendelt kulcsszót stb.  Levéltáriak: ezeket az irat lezárása után adják vagy a szervnél vagy a levéltárban beszállítás (új e-iratok fogadása) után. Tartalmazhatják az utolsó iratellenőrzés dátumát, az iratképző szerv nevét stb.  Technikaiak: az elektronikus iratok technikai megértéséhez és kezeléséhez szükséges adatok, amelyek keletkezhetnek akár a szerveknél, akár a levéltárban. Kívánatos, hogy a szervnél automatikusan generálódjanak, levéltárban pedig csak akkor, ha ott az iratok konvertálására (migrálására) kerül sor. A metaadatok lehetnek az iratfájlba integrálva (mint pl. a PDF/A formátumú fájlok esetén), lehetnek „összecsomagolva” az iratfájllal, vagy lehetnek külön táblába kigyűjtve. (Általában előnyösebbnek tartják, ha együtt vannak, mert így kisebb a hibalehetőség.) Ha külön vannak kigyűjtve, akkor a metaadatok együttesét adatbázisnak is tekinthetjük, nemcsak informatikai, hanem levéltártani szempontból is, ezért érdemes azokat levéltártani elveknek megfelelően felépíteni. Ilyenek pl. az iratok tartalmát, kontextusát leíró kutatói adatbázisok. A technikai metaadatok nélkülözhetetlenek a karbantartásnál és a migrálásnál (9.1. fejezet), figyelni kell, hogy milyen kifutó, elavuló formátumú fájlok hol vannak. A 3. fejezetben láthattuk, hogy az azonosítók, a formát vagy a struktúrát leíró adatok és a kontextus az e-világban mind metaadatként jelentkeznek, tehát részei az e-iratoknak, szervezett rendszerré teszik azokat, nélkülük csak digitális objektumok használhatatlan halmazai lennének. Minél nagyobb az adathalmaz, annál nagyobb jelentősége van a jó minőségű, részletes metaadatoknak. A metaadatoknak saját logikájuk, rendszerük van, ami előzetes tervezést igényel. A tervezést, az interoperabilitást és az adatcserét nagyban megkönnyítik, ha a metaadatok szabványosak. Az interoperabilitás (az a képesség, hogy az e-iratokat több szoftverrel és hardverrel lehet használni) azért fontos, mert ezzel csökkenthetjük a hard- 23 Andrew McDonalds (éd.): Les archives électroniques, Manuel à l'usage des archivistes (ICA Studies 2005) 56 old. Elérhető: http://www.ica.org/10801/studies-and-case-studies/ica-study-n16-electronic-records-a-workbook-forarchivists.html