Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.
3 A levéltári irat és alkotó elemei - 3.5 Struktúra - 3.5.1 Belső struktúra
22 retlenek voltak. Egy nagyobb adatbázis adatait akár száznál is több adattáblába rendezve tárolhatják, a kezelő szoftver pedig csak megfelelő azonosítók esetén tud „rendet tartani”. Ezeknek a „láthatatlan” azonosítóknak a megőrzése nélkülözhetetlen egy későbbi konvertálásnál. De vannak egyéb, olyan technikai azonosítók is, amelyek az irat (a fájl) ekörnyezetét írják le, pl. a formátumát, amelyek egy későbbi konvertálásnál nélkülözhetetlenek. (Ezek az azonosítók, más szempontból nézve, kontextusnak számítanak.) Az azonosítókat többnyire metaadatként kezeljük, és a tartalommal és/vagy a formával – akár a fájlnévbe – integrálva lehetnek egy fájlban, de lehetnek külön táblába is kigyűjtve. 3.5 Struktúra Az iratok, mivel tartalmi, formai, logikai és informatikai szempontból is összetettek, ezért szerkezettel bírnak, amit többféleképpen lehet osztályozni, pl. oklevéltani, levéltártani vagy információelméleti szempontból. Én a levéltártani struktúrát állítom a középpontba, mert ez hordozza azt a koherenciát, ami az iratok integritásának hosszú távú megőrzésénél elengedhetetlen. Egy iratnak van belső és külső szerkezete, és az iratok külső szerkezeteiből állnak össze az irategyüttesek. 3.5.1 Belső struktúra Az információk, adatok irattá strukturálódnak, és ezt a belső szerkezetet legalaposabban a diplomatika tárta fel. A régi oklevelek szerkezetéből sok átöröklődött a későbbi (jelenkori) iratokra is, ami már az irattan és részben a levéltártan felségterülete. Egy hagyományos levélre elég csak rápillantanunk és látjuk-értjük a címzettet, a tárgyat, a dátumot, az aláírót – azaz a belső struktúrát –, egy e-levél esetében, amikor kitöltjük pl. a címzett- vagy tárgymezőt, a szoftver automatikusan generál olyan metaadatokat, amelyek segítségével az olvasó számítógépe ugyanilyen elrendezést rekonstruál. A papírvilágban címek és alcímek kiemelésével érzékeltetni tudjuk egy irat vagy egy irategyüttes struktúráját, egy weblap esetén ezt külön kell jelezni a számítógépnek, pl. címkékkel (tag-ekkel). E-iratok esetén mindezekhez olyan technikai adatok járulnak, amelyek az analóg világban nem léteztek vagy nem tekintették őket lényegesnek. Ilyen pl egy e-mail esetén az adatátvitelre vonatkozó információk: az elküldés és a kézhezvétel időpontja, az e-mail útvonala a küldőtől a fogadóig stb. Az e-világban az iratok belső szerkezete erősen veszélyeztetett, különösen konvertálás esetén. Ekkor eltűnhetnek olyan metaadatok, amelyek nélkül az irat értéke erősen degradálódik.
