Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

2 Levéltári kihívások az analóg és a digitális világban - 2.4 Az elektronikus iratok tartós megőrzésének nehézségei

17  Mivel majdnem minden emberi kommunikáció (szöveg, kép, hang) digitalizálható, ezért egyrészt egyre több tevékenység helyeződik át a digitális világba (pl. levélírás, beszélgetés), másrészt gyorsan növekszik az „adatgyártók” száma (mindenki, aki email-fiókot vagy facebook profilt, fotóalbumot stb. csinál, már e puszta ténnyel is adatgyártóvá válik).  Az adatokat nagyon könnyű létrehozni még manuálisan is (digitális szövegírás, szerkesztés, hangrögzítés, fotózás stb.), de különösen automatikusan. Az adatok egyre nagyobb hányada generálódik valamilyen informatikai eszközzel, kezdve a műholdak vagy meteorológiai műszerek mérési eredményeitől az e-mailek küldésekor automatikusan rögzített metaadatokig (pl. a küldőre és a címzettre vonatkozó adatok) bezárólag. Jóllehet a papír nélküli iroda időszaka még nem érkezett el, de az idő közeleg. A személyi számítógépek idején az elektronikus (szövegszerkesztett) iratok többségét még kinyomtatták, ami ma már nem jellemző, jelenleg egy átmeneti korban élünk. A kormányzatok, főként takarékossági és praktikus okok miatt gyakran arra bátorítják a szerveket, hogy a papír formájában kapott iratokat is digitalizálják, és így integrálják azokat az elektronikus rendszerükbe. Az állampolgárok pedig azzal szembesülnek nap mint nap, hogy egyre több szolgáltatás – államiak is – már csak interneten keresztül érhető el digitális formában. 2.4 Az elektronikus iratok tartós megőrzésének nehézségei Az írásbeliség története azt mutatja, hogy a fejlődés során a hordozók (kőtábla, agyagtábla, papirusz, pergamen, papír [könyv], mikrofilm, mágnes- és optikai lemez), bár kisebbnagyobb eltérésekkel, de egyre sűrűbb információt tartalmaztak és egyre sérülékenyebbek lettek, már csak a sűrítés miatt is. A sűrítés a mikrofilmnél már elért egy olyan pontot, amikor az információ csak segédeszközzel volt olvasható. Az analógról a digitális írásbeliségre, információrögzítésre való áttérésnek – ami a 20. század második felében kezdődött – két fő hajtóereje volt: a további információsűrítés és a jobb információkezelés (-rendezés, -visszakeresés). Viszont a digitalizált információ olvasásánál a segédeszköz (hardver, szoftver) már nem csak a nagyításhoz kell, hanem a megértéshez is, mert az önmagában már érthetetlen az ember számára, kódolva van. Ebből kifolyólag már nem elegendő a fizikai megőrzés, a „dekódoló szótárt” is meg kell őrizni, ami nem feltétlenül az eredeti hardver vagy szoftver. Az iratoknak az analóg világban gyakorolt hosszú távú hiteles megőrzése a digitális világban lehetetlen, és ennek két fő oka van: technikai és levéltártani. A technikai okok jól ismertek, és az előbbiekben már utaltam rá: 1) az e-iratok képzéséhez,