Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
50 Levéltári Szemle 69. évf . anyag leírásával. A rendezés során leírási egységeket alakítunk ki, amelyeket leírunk a scopeArchivban, ideiglenes jelzettel látunk el, és ezzel párhuzamosan alakítjuk ki a levéltári anyag tektonikáját, hiszen a szakrendszerben a leírási egységek könnyedén egymás fölé és alá rendelhetők. A rendezés végén a scopeArchiv „Újraszámozás” parancsával kialakíthatjuk a végleges jelzetstruktúrát, a korábbi jelzetek pedig megőrződnek a „korábbi jelzetek” adatmezőben.15 Melyek a módszer előnyei? Az iratok rendezési tervhez igazodó fizikai szétválogatása és csoportosítása hely- és időigényes. A munka során folyamatosan dönteni kell arról, hogy azok az iratok, amelyek több csoportba is beilleszthetőek lennének, melyikbe is kerüljenek. Ez óhatatlanul információvesztéshez vezet, nem beszélve az esetleges tévedésekről. Ha időközben olyan előre nem látott szempont merül fel, ami miatt módosítani kell a rendezései tervet, a már szétválogatott és csoportosított iratanyagot ismét át kell tekinteni az új szempontnak megfelelően. Ez a virtuális rendezés segítségével sokkal rövidebb idő alatt elvégezhető, ráadásul a rendezéssel párhuzamosan a nyilvántartásunk és kutatási segédletünk is elkészül. 16 Mérlegen a szakrendszer: pro és kontra A scopeArchiv bevezetése számos nehézségbe ütközött. Egyrészt a szakrendszer logikája eltér a magyar levéltári hagyományoktól, új fogalmak (mint például leírási egység) és új szemlélet (adatbázisalapú nyilvántartásvezetés) alkalmazása szükséges. Másrészt jelentős informatikai fejlesztésekkel (hálózatépítés, számítógépek beszerzése) járt, harmadrészt pedig az implementálására nem volt elengedő munkaidőkeret, a körülmények úgy hozták, hogy hamarabb kellett használatba venni, mint hogy megismertük volna magát a dobozos szoftver funkcionalitását. Az alkalmazásfejlesztési koncepciók is úgy készültek, hogy a már meglévő, sokszor papír alapú nyilvántartásokhoz idomul némileg a szakrendszer, nem pedig vizsgálva a scopeArchiv nyújtotta előnyöket és lehetőségeket a jogszabályi előírások betartásával konvertáljuk a papír alapú nyilvántartásokat az adatbázisba. Például az, hogy a kérőlapsorszámokat kutatótermenként osztja ki a szakrendszer, az MNL kérése volt, ami kizárólag a papír alapú iktatókönyvek elektronikus megfeleltetési szándékának köszönhető, hisz egy integrált adatbázisban semmi szükség kutatótermenkénti sorszámozásra, mivel a szakrendszer kutatótermenként külön altípusban tárolja a kérőlapokat. Ráadásul több kutatóterem található egy városban vagy egy utcanév alatt, a megkülönböztetés egyelőre a teljes cím kiírásával megoldott, ami jelentősen nehézkessé teszi az adatbázisban a kérőlap sorszámának nézetét. 15 Az „Újraszámozás” a dobozos szoftver alapkomponense, ugyanakkor a levéltár számára paraméterezni szükséges. 16 A virtuális rendezést „A Magyar Nemzeti Levéltár középtávú rendezési stratégiája (2016–2020)” c. dokumentum is ajánlja. Kohút Sára–Laczlavik György
