Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
39 2019/1. Kohút Sára Laczlavik György A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban Előszó Az Elektronikus Levéltári projekt (EKOP-1.2.8-08-2008-0001) keretében 2009–2013 között megtörtént a levéltári folyamatok egésze informatikai támogatásának kialakítása.1 A megvalósult rendszer tartalmazza mind a papír alapú levéltári iratok nyil vántartási és leírási adatainak kezelését (scopeArchiv), mind a digitális másolatok és az elektronikus iratok teljes körű kezeléséhez, tartós informatikai megőrzéséhez szükséges eszközöket és feldolgozó eljárásokat (Preservica).2 Az Elektronikus Levéltár alapinfrastruktúráját üzemeltetésért felelős szerepkörben a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (NISZ) biztosítja. A szolgáltatások teljeskörűen jelenleg a Magyar Nemzeti Levéltárban (MNL) és Budapest Főváros Levéltárában (BFL) érhetőek el. 3 2013-ban az Országos Levéltárban (OL) a 18/2013. (10.31) számú főigazgatói utasítás, 2015-ben az MNL megyei tagintézményeiben pedig a 14/2015. (10.15.) számú főigazgatói utasítás vezette be a scopeArchivot. Az utasítások értelmében kötelező a szervnyilvántartást, a törzskönyvi nyilvántartást, a különböző naplókat (gyarapodási, fogyatéki, letéti, kölcsönzési, átmeneti) és a raktári nyilvántartásokat elektronikus módon a szakrendszerben végezni. A kutatószolgálati nyilvántartások adminisztrálása az OL-ban szintén a scopeArchivban történik, míg a megyei tagintézményekre vonatkozó főigazgatói utasítás a funkciók használatba vételét későbbre halasztja. A beiratkozott kutatók számára biztosított online kérőlapleadási funkciót egyelőre csak a BFL használja, az MNL-ben annak ellenére, hogy a technikai feltételek adottak, még nincs bevezetve. Az MNL „Közigazgatási eljárásokhoz kapcsolódó levéltári szolgáltatás fejlesztése” projektje (KÖFOP-1.0.0-VEKOP-15-2016-00011) révén 2017-ben elindult az e-levéltári rendszer alkalmazásfejlesztése. A projekt célja az állampolgárok és a közigazgatási intézményrendszer számára nyújtott szolgáltatások egyszerűsítése, elek tronizálása és országos kiterjesztése.4 Ehhez szükséges a szakrendszerek szolgáltatás-bővítése, a kuta tók, ügyfelek tájékoztatását, kutatását és megkereséseit támogató publikus felületének 1 Horváth J., 2013: 31–38. 2 2018-as frissítés előtti elnevezése: Tessella Safety Deposit Box, röviden: SDB 3 http://mnl.gov.hu/mnl/szkk/elektronikus_leveltar_projekt 4 http://mnl.gov.hu/kofop MŰHELYMUNKÁK
