Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban – felhasználói tapasztalatok és lehetőségek. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 3–13.
veszünk fel 12 cm-es dobozokat. Ha két fajtából választunk ki, akkor 18 db 12 cm-es dobozt 2,88 ifm-ként, három különböző néven kiválasztott — összesen 27 — 12 cm-es dobozt pedig 3,96 ifm-ként összesít a program. A második és harmadik egységeket tehát már jól számolja. Ki lehet próbálni! Még az „Alapadatok" fülnél, a „Raktári helyek" ablakrésznél maradva, az itt kitöltendő panel osztatlansága miatt az egy polcnál nagyobb terjedelmű iratok helyrajzi jelzetének megadásakor ismét saját kreativitásunkra vagyunk utalva, ahol több megoldás is lehetséges. Egyik variációként az épület megadásán túl csak egy — e célra előre beállított — sort töltünk ki, afféle komplex helyrajzi jelzetet képezve, vagy pedig kétszer töltjük ki a panelt, először a kezdőpont, másodszor a végpont jelzetét adva; de úgy is eljárhatunk, ha egy sort képezve töltjük ki a kérdéses ablakot, ilyenkor mindig megadva az adott raktározási szintnél a kezdő és végpontot. Akkor sincs gond, ha mozaikosan helyezkedik el az anyag, ilyen esetekben a „Segédtábla" „Raktárak" fülén található „Epületek" ablakrésznél beírunk egy „és" szócskát, amivel a kezdő- és zárósorokat elválaszthatjuk. Mindezek után — ha nem letéttel van dolgunk és nincs az anyaghoz segédletünk — eleget is tettünk a szakmai követelményeket meghatározó R-ben foglalt kötelező törzskönyvi adatok bejegyzése vonatkozásában. Nagyon helyes elgondolásként kell értékelnünk, miszerint a program készíttetői nem álltak meg a kötelező adatok rögzítésénél, hanem lehetőséget biztosítottak számos más, az adott irategységgel kapcsolatos egyéb adat bevitelére is. Kiegészítő lehetőségek Ha van elektronikusan tárolt segédletünk, akkor azt legegyszerűbben „fájl csatolással" vihetjük be a rendszerbe. Itt arra kell ügyelni, hogy a különböző kliensgépeken nem feltétlenül ugyanaz a betűjele egy adott meghajtónak, így nem biztos, hogy mindenhol látható az adott meghajtóról becsatolt fájl. Fájlmelléklet csatolásakor — helyi hálózat esetén, többgépes környezetben, ha azt akarjuk, hogy más gépekről is elérjék a beszúrt állományt — ne a meghajtó betűjele szerint történjen a csatolás, a melléklet helyét kérő ablakban ez lenne a legegyszerűbb választás, hanem a teljes elérési út (hálózati kiszolgáló neve, elérési út) legyen feltüntetve. Azaz, a fájlmelléklet helyét kérő ablakban válasszuk a hálózati helyek —* teljes hálózat —*... stb. útvonalmegadást, ha nem kézzel akarjuk megadni a megfelelő helyet. Visszatérve az áttekintő törzskönyvi struktúrához, vagyis a fond- és állagjegyzékhez, mindenképpen érintenünk kell az itt alkalmazott színkódokat, amit önmagában jó ötletnek tartunk. Itt leginkább a következetlenséggel van probléma. Példának okáért ha megszüntetni kívánunk egy irategységet — amit nagyon helyesen csak két fázisban tehetünk meg — akkor az így kijelölt irategység ugyanarra a világoszöld színre vált, mint a jóváhagyásra váró új irategység. Igaz ugyan, hogy az állapota „Lezárás alattra" változik, de mivel ez bármire vonatkozhat, logikusabb lett volna itt a „Megszüntetés alatt" elnevezést alkalmazni. Ha tehát valaki csak a színeket figyeli, az könnyen megtévedhet. A program egyik legpraktikusabb eleme a keresés funkció, amely minden bizonnyal a hétköznapi felhasználás egyik legnépszerűbb szolgáltatása lesz. Ezért is fontos, hogy az e-Archivum első, 2006 májusában kiadott frissítését mindenki töltse át a rendszerébe, mert az alapverzióban a törzskönyvi keresés sajnálatos módon nem működött tökéletesen, különösen a szűrési feltételek alkalmazása tekintetében. Ez a frissítés más pontokon 9
