Kakuk Ilona - Nyikes Tamás: A levéltári archiválási rendszer megvalósíthatósága, az archiválás hagyományos és informatikai értelmezésének nehézségei. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 14–23.

Adatátvétel a szervektől A modellkísérlet során a Magyar Országos Levéltár elektronikus iratokat (adatállományokat) vett át három olyan közirat-képzőtől, amelyek reprezentálták a MOL illetékességi, illetve gyűjtőkörébe tartozó három alapvető szervtípust (a gazdálkodó szervezetek kivételével), valamint egy területi önkormányzati levéltár illetékességbe tartozó szerveket. Az átvett iratokat a modellkísérletben a levéltár funkciójának megfelelően feldolgoztuk, archiváltuk és a szokásos (átlagos) felhasználói igények szerinti jelképes használatra bocsátottuk. Annak ellenére, hogy már az akkor érvényes rendeleteknek megfelelően a számítógépes iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kellett teljesíteni, mint a hagyományos iktatásnál, a kijelölt szervek által első körben átadott adatok mégsem feleltek meg ezeknek a követelményeknek. A szervek a jogszabályok szerinti 15 éves időtartamban még nem rendelkeztek hivatalosan a levéltár részére átadható adatokkal, így olyan néhány éves listákat kaptunk, amelyek a szervek iktatási rendszeréből kinyert strukturálatlan szöveges file-ban tartalmazták „ömlesztve" az iktatókönyv tartalmát, a metaadatok és a kezelési, értelmezési információk nélkül. Csatolt adatállományokat egyetlen szerv sem tudott azonnal a rendelkezésünkre bocsátani. Ezért kértük, hogy a program részére állítsanak elő a részünkre az adatbázisaikból már metaadatokkal és leírásokkal ellátott iktatókönyvet, csatoljanak hozzá a törvényi előírásoknak és a levéltári igényeknek megfelelően beszkennelt, illetve eredendően elektronikus formában rendelkezésre álló dokumentumokat is. Összegezve elmondhatjuk, hogy a szervek akkor egyáltalán nem voltak felkészülve az elektronikus dokumentumok átadására, annak ellenére, hogy irataik ekkor már hosszú évek óta elektronikus formában keletkeztek és kerültek átmeneti tárolásra kerültek belső informatikai rendszereikben. A szabályozás terén azóta jelentős lépések történtek, de még ma is félő, hogy ebben a köztes, még a szabályozás előtti időszakban készült és esetleg azóta már rég elavult hardveren vagy médián tárolt adatok — találkoztunk ilyenekkel — az értelmezésükhöz szükséges eszközök és metaadatok nélkül elveszhetnek a jövő nemzedékei számára. Következtetések és javaslatok Az elektronikus levéltári pilot rendszer a hosszú távú levéltári elektronikus archiválás koncepcionális kérdései közül igen sok kérdésre választ adott. A projektben javasolt megoldás alkalmas a célként kitűzött hosszú távú archiválás követelményeit teljesíteni, mert a kiválasztott technológia és az alkalmazott implementáció — mint a fentiekből kiderült — képes volt széleskörű formátumok befogadására és tárolására, megfelelt a nemzetközi szabványoknak és ajánlásoknak is. A pilot-projekt eredményeként elmondhatjuk, hogy az elektronikus levéltári rendszerek kialakítása során a következő feladatokat kell megoldani: • Stratégiai tervezés a dokumentum-menedzsment és archiválás szempontjai alapján. • Az elektronikus levéltári rendszer (centralizált vagy decentralizált) rendszertervezése, koncepcionális, logikai, fizikai és implementációs tervek készítése. • Az elektronikus levéltári rendszer kifejlesztése, paraméterezése. 22