Drótos László – Kőrös Kata: Adattármustra. Levéltári iratok. Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 56. (2009) 9. 422–439.
Drótos L. - Kőrös K.: Adattármustra. Levéltári iratok re és többek között sok más, a rekord létrehozásával kapcsolatos technikai adatra. Széles skálája ez a keresési lehetőségeknek, és jól strukturált adatállományt, mélyen feltárt dokumentumokat sejtet, azonban keresési segédlet nélkül a sok lehetőség kihasználására alig van esély. Nem egyértelmű, hogy milyen kifejezések kerülhetnek az egyes adattípusokba. Példa hiányában nem lehet eldönteni, hogy a halálesetfelvételi jegyzőkönyv, vagy a hagyatéki leltár címszavak alatt mi kereshető. Hogy nem egyértelmű listával találkozunk itt, arra utalhat magában a lenyíló listában az egyes kifejezések után található kérdőjel. A keresések alapján még az Esemény időpontja és a Keletkezés dátuma sem egyértelmű, hiszen rengeteg dokumentumnál ez utóbbi a korábbi. • Bizonyos keresőkérdéseknél használható relációs operátor, például a nehezen meghatározható terjedelemre vonatkozó kategóriában, máshol viszont, ahol logikusnak gondolnánk, például idő megadásakor, a rendszer hibaüzenetet ad: „Az operátor ezen minősítő esetén nem megengedett.” Sokféle hibaüzenetet kaphatunk, ha a keresőkérdés nem megfelelő. Egy részük iránymutatásnak jól használható. Például: „A dátum formátuma nem megfelelő. Elvárt formátum: éééé.hh.nn”. Máskor viszont érthetetlen okból kapunk különböző hibaüzeneteket. Ilyen például: „A kért művelet végrehajtása sikertelen. A keresés adatai elvesztek. Adja meg újra a feltételeket!” Vagy ha egy több ezres listában próbálunk lapozni, gyakran kapjuk azt a hibaüzenetet, hogy „A program futása során hiba történt. Hiba az eredmény feldolgozásakor”, amelyet a részleteket megtekintve egy hosszú hibakódlista követ. A rendszer láthatóan nem képes egyszerre kezelni túl sok találatot. • A részletes keresés űrlapján megadhatjuk a találati lista rendezési sorrendjét. Három adattípus szerint rendezhetjük egyszerre a rekordokat, Név, Jelzet, Idő, vagy Fond kategóriák közül választva. A rendezés mindig növekvő sorrendben lehetséges. A lista utólagos átrendezésére már nincs módunk. • A kereséshez hozzáadhatunk még tetszőleges számú „Névtér keresési feltételt”. A Személynévtér, Szervezetnévtér, Tárgyszónévtér, Objektumtár és a Registrum elemei emelhetők be így a keresésbe. A legördülő listából kiválasztott tárat hozzáadva - egy új ablakban - az adott névtér elemei között kereshetünk. Sajnos a hiányos dokumentáció miatt a laikus felhasználó nem is sejtheti, mire kell keresnie például az Objektumtárban. Sokkal könnyebb volna, ha ezeket a kereséseket lenyíló listák is segítenék, például, ha az entitás típusának egységesített neveit a Szervezetnévtérben egy indexből lehetne kiválasztani. • A Tárgyszónévtér és a Registrum elemeit a felső sarokba kattintva hierarchikus listában is kereshetjük. Előbbiek esetében a lista valójában nem hierarchikus, pusztán egy betűrendes jegyzéke a használt tárgyszavaknak, ráadásul hosszúsága nehezíti a tájékozódást. Egy - akár ábécé szerint - oldalakra tördelt megjelenítési mód segíthetne eligazodni. Jól használható viszont a Registrum logikusan felépített struktúrája, amellyel a keresést az iratképzök és iratok típusai alapján, fond- és állagszinten lehet szűkíteni (10. ábra). 10. ábra A Registrum keresési feltételként beemelhető elemeinek hierarchikus listája 430 • A találati listákban az adattár neve, jelzet, név, az irat típusára vagy tartalmára vonatkozó kifejezések és a keletkezés ideje jelennek meg (11. ábra). A lista megjelenítésén nem változtathatunk. A keresési előzmények és a találati lista elmentésére nincs lehetőségünk, pedig egy jegyzékek, listák készítésére, kiválasztott rekordok tárolására, mentésére, exportálására alkalmas funkció felhasználóbarátabbá tehetné a keresőrendszert. Problémát okoz a hosszabb találati listákban a tájékozódás is. Egy oldalon egyszerre csak 50 találatot látunk, de nem tudunk a találati lista adott oldalaira ugrani.
