Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
A dossziék a korabeli iratkezelési gyakorlat és a papírminőség fogyatékosságai következtében többségükben rossz állapotban, szakadozottan, ragasztószalagokkal fokozottan kerültek a Történeti Hivatalba, ezért az informatikai rendszer tervezése során az eredeti anyagokat kímélő digitális biztonsági másolatok készítésére és nagy mennyiségben való használatukra is fel kellett készülnünk. Az állambiztonsági szervek által készített, illetve összegyűjtött iratanyag túlnyomó többsége az Adatvédelmi törvény által megfogalmazott ún. különleges adatok - faji eredetre, politikai véleményre, pártállásra, vallásos meggyőződésre, egészségi állapotra, kóros szenvedélyre, szexuális életre stb. vonatkozó adatok tömegét tartalmazza, ezen kívül bőséggel tartalmaz jelenleg is minősített iratokat. Ezeknek az adatoknak a fokozott védelme - a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosítása mellett - az intézmény kiemelt feladatai közé tartozik. A jogszabályok az intézményt a levéltári törvényben megfogalmazott szakmai követelményeken túl olyan feladatokkal is megbízták, melyek teljesítése alapvetően meghatározta az informatikai rendszerrel szemben támasztott komoly követelményeket is. Az állampolgárok információs önrendelkezési jogának biztosítása, valamint a közbizalmi funkciókat betöltő személyek állambiztonsági múltját vizsgáló bizottságoknak - közkeletű nevükön az átvilágító-bizottságoknak - történő adatszolgáltatási kötelezettség pontos, gyors és megbízható teljesítése elképzelhetetlen lett volna az informatikai rendszer célirányos kialakítása és az iratok mielőbbi gondos feldolgozásának megkezdése nélkül. Az említett adatszolgáltatási kötelezettségek tehát olyan, más levéltárakhoz képest rendkívüli többletfeladatokat róttak és rónak jelenleg is a Történeti Levéltárra, melyeket csak az átlagosnál magasabb létszámmal és a számítástechnikai rendszer kialakítására, valamint adatokkal való feltöltésére fordított, más levéltárakhoz viszonyítva komoly pénzügyi források révén lehetett teljesíteni. A Történeti Hivatal megalakulását követően megindult a legfontosabbnak vélt dossziék névmutatójának elkészítése, a leggyakrabban használt segédletek adatainak - pontosítással egybekötött - számítógépes rögzítése, valamint a leginkább igénybe vett dossziék digitalizálása. A kezdetben használt, nem specializált adatbázis-kezelő szoftver mintegy két év alatt érte el teljesítőképessége határait: ezután már a kezelendő adatok mennyisége, de különösen a digitalizált oldalak kezelési problémái, illetve a különleges biztonsági követelmények miatt feltétlenül szükség volt nagy teljesítményű, különleges igények teljesítésére is képes új központi adatbázis kifejlesztetésére. Az informatikai rendszerrel szemben támasztott legfontosabb követelmények A Történeti Levéltár iratanyaga fenti jellemzőinek ismeretében az új informatikai rendszer megtervezésekor az alábbi főbb követelmények fogalmazódtak meg(3): A kialakítandó adatbázisnak alkalmasnak kellett lennie arra, hogy a dossziékban szereplő, akár több milliós névanyagot gyorsan, megbízható módon kezelje, a redundáns, feleslegesen ismétlődő adatok kiszűrését is lehetővé tegye és az érintett személyek adatai alapján a rájuk vonatkozó dossziék visszakeresését a lehető legtöbb formában és szempont szerint biztosítsa. A tudományos kutatás szempontjait figyelembe véve az iratok tárgy szerinti kutatását oly módon kellett biztosítsa, hogy az egyes dossziékkal kapcsolatban rögzített közel ötven adattípus (melyek az
