Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.

visszajelzést arról, hogy az információadási erőfeszítései eredményesek voltak-e. Ezt a folyamatot kezelik a jól működő információ-, illetve kutatószolgálatok (közöttük a munkamegosztás levéltáranként eltérő). Az új felhasználók új módszereket követelnek meg a levéltár munkatársaitól. Sokkal gondosabban kell segíteni őket, mint a professzionális kutatókat, pontos tájékoztatást kell adni a kutatási feltételekről (nyelvtudás, paleográfiai ismeretek szükségessége, a levéltár felépítése, a levéltári anyag kezelése stb.), amelyekkel szembesülniük kell. Mindazonáltal nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a levéltári kutatásokban az akadémiai szintű kutatók is mind jobban részt vesznek, és a levéltárosoknak az ő követelményeiket is ki kell szolgálni. Tapasztalat, hogy ezek a kutatók manapság mind gyakrabban tekintik a levéltárost kiszolgáló személyzetnek. A jövőben ezért — különösen a történeti kutatások terén nagyobb mértékben hasznosított levéltári anyagoknál — egyrészt hatékonyabban kellene együttműködni a tudományos kutatókkal, másrészt a levéltárosoknak önmagukat képezve olyan munkatársakká kell válniuk, akik érdemi tájékoztatást tudnak nyújtani ilyen szinten is. A kutató- és információ-szolgálatoknál ma már alapkövetelmény a számítógépes nyilvántartás. A kutatók és a kikért iratok állandó mennyiségi növekedése a nagyobb levéltárakban önmagában is ösztönöz a gépesítésre, mert az igényeket a régi módszereket használó kutatótermi személyzet egyre nehezebben tudja kielégíteni. A kutatók, a kutatói kérések, a használatban lévő levéltári anyagok, a rendelkezésre álló másolatok (mikrofilmek) megfelelő nyilvántartása, statisztikák készítése (pl. a leggyakrabban használt irategyüttesekről) a kutatók és a levéltárak szempontjából egyaránt fontos és elképzelhetetlen informatikai alkalmazás nélkül. Ahol több kutatóterem működik, az is elvárható, hogy számítógépes hálózat kösse össze ezeket a helyeket, valamint hogy egységes kutatói regisztrálás és nyilvántartás legyen. A szolgálatokat természetesen el kell látni informatizált levéltári segédletekkel is, és mondani sem kell, hogy a kutatótermi rendszernek illeszkednie kell a szakmaihoz (lásd az 5.1.1. sz. fejezetet.) Az ügyfelekkel történő napi kapcsolattartás is gyökeresen átalakult az elmúlt 10 évben, de különösen az internet általános használata óta. Egyre több potenciális ügyfél keres levéltári információt a világhálón, és értelemszerűen a megkeresések egyre nagyobb hányada érkezik elektronikus úton. Bátran állíthatjuk, hogy a (világ)társadalom ma már minden közlevéltártól elvárja, hogy internetes honlappal rendelkezzen, ahol a legfontosabb információk elérhetők, valamint hogy az elektronikus levelekre ugyanilyen módon gyors, megfelelő válaszok szülessenek. Az elektronikus ügyintézésnek elengedhetetlen feltétele a megfelelő felszereltség és a felkészített munkatársi gárda. A gyors információadáshoz azonban szakmai háttér is kell, aminek eszközrendszerét a nyilvántartások, a kutatói segédletek és az adatbázisok alkotják. 3.12. Kutatói segédletek, nyilvántartások, adatbázisok A felhasználók tájékoztatásának legfontosabb szakmai eszközei a segédletek. Az iratanyagról készített segédleteknek széles skálája van: a kalauzok, a fond- és állagjegyzékek, a repertóriumok, az ismertető leltárak, a raktárjegyzékek stb. más és más szinten írják le a levéltári anyagot, eltérő céllal készülnek, és különböző használói kört érintenek. 12