Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.

mertetés történhet rövid brosúrákban, reprezentatív kiadványokban, levéltár-látogatások, kiállítások keretében, történelmi évfordulókhoz kötődő előadások, másolatkollekciók terjesztésében (pl. iskolák számára). Hogy van a publikumban fogékonyság minderre, azt mi sem bizonyítja jobban, mint az Európai Örökségi Napok (nyílt nap, amikor az érdeklődők vezetéssel megtekinthetik a szép középületeket) kirobbanó sikere a Magyar Országos Levéltárban, vagy a levéltári kiállítások iránti növekvő igény. A levéltáraknak közérthető információt kell szolgáltatniuk az őrizetükben lévő anyagról — erről a fentiekben részletesen szóltunk —, a tájékoztatásnak van azonban egy érdekes aspektusa, amit nem lehet figyelmen kívül hagyni. Mivel az új felhasználók teljesen járatlanok, gyakran elvárják, hogy a levéltárosok kutassák ki az őket érdeklő adatokat, hogy segítsék őket az iratolvasásban, hogy részletesen elmagyarázzák a kutatás módját. Nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem vállalhatják pl. a kutatók paleográfiai vagy latin oktatását, de már csak önérdekből is — hogy ne kelljen százszor vagy ezerszer ugyanazt elmondani — érdemes a tájékoztatáson túlmutató levéltár-használati tanácsokat adni. Ennek többféle módja van, a nyugati levéltárakban pl. elterjedtek a családkutatóknak szánt videók, rövidebb kurzusok, a leghatásosabb eszközt azonban itt is az informatika, azon belül az internet kínálja. Mivel egyre több kutató fordul először a világhálóhoz, ezért az előzetes informálásukban, felkészítésükben egyre fontosabb szerepet játszik ez az eszköz. 3.2. Gyűjtőterületi munka 3.2.1. Gyűjtőterületi felügyelet A gyűjtőterületi munka pontos, gyors és naprakész elvégzéséhez, a szerv és a levéltár közötti kapcsolattartás gördülékenyebbé tételéhez olyan nyilvántartások szükségesek, melyek rögzítik mindazon adatokat, amelyeket majd a későbbi levéltári nyilvántartások átvehetnek. Ezeknek tartalmazniuk kell minden olyan adatot, ami az iratképzőnél őrzött iratanyag rendezését, selejtezését, levéltárba adásának előkészítését, valamint a kapcsolódó levéltári segédletek elkészítésének fázisait rögzíti. Közismert, hogy a levéltárak által felügyelt szerveknél az iratkezelés és az iratképzés rohamléptekkel elektronizálódik. Az elektronikus iratokat számítógépes rendszer generálja, ez határozza meg nemcsak a besorolásukat, rendjüket, kapcsolataikat és tárolásukat, hanem azt is, hogy milyen azonosítóval legyenek ellátva. (Ezt nevezzük metaadatnak — pl. a létrehozó neve, a létrehozás ideje, a kapcsolódó iratok számai stb. —, ami nélkülözhetetlen, hiszen egy dokumentum enélkül, elektronikus környezetéből kiragadva — pl. e-mailen elküldve — azonosíthatatlanná válik.) Az, hogy a rendszer milyen besorolással, metaadattal stb. generálja az iratokat, már a rendszer tervezésekor, tehát jóval az iratok létrejötte előtt eldől, ez pedig értelemszerűen azt jelenti, hogy a levéltárosnak, ha érdemben befolyásolni akarja az iratképzést, ott kell(ene) lennie minden felügyelete alá tartozó szerv elektronikus iratkezelő és -képző rendszerének kialakításánál, sőt, abban aktívan részt kell(ene) vennie — ez persze csak megfelelő informatikai ismeretek birtokában képzelhető el. 15