Buzási János: A számítástechnika alkalmazásának jelene és jövője a Magyar Országos Levéltárban. Levéltári Szemle, 35. (1985) 2. 13–18.

Az igény megállapítására sokféle módszert és eszközt lehet felhasználni. Legkézenfekvőbbnek látszik a kutató- és tájékoztató szolgálat dokumentációjának feldolgozása, adatainak statisztikai elemzése és értékelése. Ezekből az adatokból megfelelő szerkesztéssel jelenségek és tendenciák egész sorát lehet kiolvasni. A tudományos és kulturális szervekkel fenntartott intézményes kapcsolatok folyamatos információáramlást jelentenek a felhasználói terület és a levéltár között. Kellő kritikával kezelve az ilyen információk gyűjtése is hasznos lehet. Szabálytalan interjúk vagy egyszerű, kötetlen beszélgetések eszköze mindig kéznél van, és semmibe sem kerül. Olykor egy-egy felhasználói terület maga jelentkezik hosszabb távú információszolgáltatás igényével. Mindezeket az eszközöket tudatosan használtuk fel számítástechnika-alkalmazási koncepciónk kialakításához. Nem éltünk a szervezett közvélemény-kutatás, körkérdés eszközével, pedig, ugye, mi sem egyszerűbb, mint feltenni a kérdést a levéltári információk potenciális fogyasztóinak, és a válaszokból rögvest kiderül, mik a kívánságok. Nem lehetetlen azonban, hogy a kérdés megfogalmazása hosszú ideig eltartott volna, a kérdésen mégis a megkérdezettek mást és mást értettek volna, a válaszokat meg esetleg mi nem nagyon értettük volna (ha egyáltalán_válaszokat kaptunk volna). Jogi és szervezési nehézségekről nem is szólva. Feltételezem, hogy nemcsak a Magyar Országos Levéltár, de mindegyik, akár a legkisebb levéltár nagyjából maga is meg tudja mondani, mire van szükség, ha érzékelőit állandóan működteti. Ha az elérhető társadalmi haszon legalább akkora, mint a ráfordítás, akkor a számítástechnika-alkalmazási koncepció helyes. Nincs értelme preferenciákat felállítani kicsi vagy nagy, helyi vagy országos, tudományos vagy adminisztratív rendeltetésű rendszerek kiépítése, kicsi vagy nagy számítógépek igénybevétele iközött. Fő, hogy ne a gombhoz keressük a kabátot. Mint láthatjuk, alapvető követelmény, hogy a levéltár számítógépes információs rendszere reális társadalmi szükségletet elégítsen ki. Ezen túl azonban még legalább három feltételnek meg kell felelnie: — A rendszer kiépítésének munkálatai ne hátráltassák, hanem ha lehet, inkább segítsék a levéltárat egyéb feladatai teljesítésében. — A rendszer a hagyományos információs rendszereknél lényegesen gyorsabb és pontosabb adatelérést biztosítson. — A rendelkezésre álló erőforrásokkal ésszerű határidőn belül megvalósítható legyen. Tapasztalataink szerint van 'még néhány olyan szempont, amelyeket, elsősorban a levéltári információkat feldolgozó és szolgáltató, adatbázis alapú, nagy előkészítő munkát igénylő információs rendszerek kiépítésének megkezdése előtt ajánlatos fontolóra venni: —• Az információs rendszer alkalmas legyen minden számba jöhető felhasználói terület (tudományos diszciplínák, a közművelődés, az államigazgatás, a jogos magánérdekek és a levéltár-igazgatás) kiszolgálására (interdiszciplinaritás). — A rendszer legalábbis hordozza magában a nagyobb (intézményközi, országos stb.) rendszerré való bővítés lehetőségét. — A rendszer lehetőleg minél nagyobb terjedelmű forrásbázisra épüljön, ebből pedig némileg következően minél nagyobb legyen a benne foglalt információk mennyisége. — A rendszer lehetőleg minél nagyobb történelmi időszakra terjedjen ki, ami természetesen mást jelenthet a középkorra és megint mást a legújabb korra vonatkoztatva. 15