Borsa Iván: Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban. Tapasztalatok és további tervek. Levéltári Szemle, 42. (1992) 4. 41–49.
helyett az állománygyarapodás és az adatkarbantartás folyamatos munkájának fontosságára kell felhívni a figyelmet. A DL kevésbé, a DF nagyobb mértékben gyarapodik, s ezzel együtt továbbra is készülnek időrendi mutatólapok, amelyeknek adatait rendszeresen be kell táplálni a számítógép adatállományába. De számítani kell arra is, hogy nemcsak új eredeti oklevelek vagy új fényképek érkeznek a gyűjteményekbe, hanem új oklevélszövegek is kerülnek elő a régóta meglevő darabokból. Az eddig elkészült regesztákból több száznak az időrendi mutatólapokkal való egybevetése során ugyanis kiderült, hogy egyes — főleg nagyobb terjedelmű — oklevelek esetében kevesebb időrendi mutatólap készült, mint regeszta. Ennek az az egyszerű magyarázata, hogy amíg az időrendi mutatólapok készítői tulajdonképpen csak áttekintik az oklevelet, addig a részletes regeszták készítői végigolvassák a szöveget. Utóbbi esetben egy rövid tartalmi átírás nem kerülheti el a regesztakészítő figyelmét. A fentiekben már volt szó az időrendi mutatólapok kisebb-nagyobb hibáiról. Ezeknek kiküszöbölését az állománygyarapítással párhuzamosan végzendő folyamatos feladatnak kell tekinteni, ideértve természetesen az új adatoknak a gépi adatállományban való folyamatos javítását is. Ha az illetékesek ezt nem tartják állandó feladatuknak, az eddigi eredmények stagnálni fognak, s mint minden stagnáló, előbb-utóbb elavulnak. Tervek A regeszták egyes adatainak gépi feldolgozása A Diplomatikai Levéltár mintegy 160 ezer oklevélszövegéhez jelenleg kb. 90 ezer regeszta van a gyűjteményben. Meg kell jegyezni, hogy a 160 ezres számban szövegismétlődések is vannak, hisz egy-egy oklevélszöveg több példányban vagy több átírásban, tartalmi átírásban, másolatban maradt fenn, s ezek tulajdonképpen csak egy regesztát igényelnek. Ugyanakkor nem ritka eset, hogy egy oklevélszöveg esetében külön készült kivonat az eredetiről, s külön az átírásról, de arra is van példa, hogy ugyanarról az eredetiről az idők folyamán két, esetleg három kivonat is készült. (A Diplomatikai Fényképgyűjteménynek még nincs regesztagyűjteménye.) Ezek az oklevélkivonatok az utolsó 40—45 évben készültek és készülnek folyamatosan, sajnos, nem fokozódó ütemben. A 40-es évek második felében az első regeszták egyfajta nyilvántartási céllal készültek, ezért igen szűkszavúak, de több alaki jellemzőt tartalmaznak. — Amikor a nyilvántartási cél helyébe a segédlet-jelleg lépett, a rövid „kataszteri" formák részbeni megtartásával különböző részletességű oklevélkivonatok születtek. Minthogy az 50-es években megjelent középkori forráspublikációk (Zsigmondkori oklevéltár I—II., Veszprémi regeszták) adatokban gazdagabbak voltak, az Országos Levéltárban készült kivonatok is részletesebbek lettek, s ehhez járult, hogy a kivonatok „túlságosan egyéni színűek" is lettek. Emiatt főigazgatói rendelkezésre Komjáthy Miklós munkautasítást és előre nyomtatott űrlapot készített, amelyet a Levéltári Szemle 1963. évfolyamának 4. számában tett közzé. Ez korlátokat szabott a terjedelem növekedésének és az adatok „túltengésének", de egyidejűleg egyes adatok elhelyezésének rögzítésével megkönnyítette az áttekinthetőséget. — 1983-ban újabb szabályzat készült, amely az előzőre épülve figyelembe vette a CDS/ISIS programcsomag alapján készített adatfelvételi lap további adatmezőinek kitöltéséhez szükséges adatokat is. 1984 óta az Országos Levéltárban a regeszták az időközben némileg módosított szabályzat alapján készülnek. — Meg 44
